Adjoint à la direction

Sous l’autorité du directeur des communications et des affaires publiques, le titulaire fournit un soutien administratif au bureau régional du BAC, principalement à la division des communications et des affaires publiques, incluant le soutien au secrétariat corporatif du BAC-Québec. Par ailleurs, il coordonne et fournit un soutien relativement à des projets et activités de la division.

Possédant un degré d’autonomie élevé, la personne recherchée cumule dans son parcours des responsabilités accrues qui témoignent de sa capacité d’adaptation. Elle compte de trois à cinq années d’expérience dans un poste de soutien administratif à la direction et principalement dans des secteurs d’activités dont le rythme de travail est soutenu et qui exigent de répondre à une clientèle variée.

Soutien administratif :

• Rédiger des lettres et autres documents destinés à des dirigeants d’entreprise et au gouvernement;
• Mettre en page et effectuer la correction de divers documents (lettres, rapports, bulletins, mémoires, présentations, etc.);
• Collaborer à la préparation de dossiers divers et en assurer le suivi;
• Assurer la gestion documentaire et la mise à jour des dossiers selon les politiques en vigueur (ouverture, fermeture, classement, contrôle d’accès, etc.);
• Planifier, organiser et coordonner la tenue des réunions et des événements en prenant en charge les activités de logistique (ex.: invitations, réservations de salle, commandes de repas, déplacements, facturation, accueil, prise de notes...);
• Préparer, consigner et acheminer les ordres du jour, les comptes rendus des réunions et divers; documents aux personnes concernées;
• Gérer la correspondance avec le gouvernement, les assureurs membres et autres organisations;
• Supporter les membres de la division pour toutes les tâches administratives.

Coordination et soutien relativement à des projets et activités:

• Assurer le soutien administratif et la coordination des travaux entourant les représentations gouvernementales;
• Participer à la coordination des campagnes et des activités de communication;
• Participer à l’organisation des évènements relevant de la division;
• Maintenir l’inventaire des brochures, cadeaux et articles promotionnels.

Exigences :

• Formation collégiale dans un domaine pertinent;
• Certificat en communications, administration, science politique (un atout)
• 3 à 5 années d’expérience dans un poste d’adjoint à la direction;
• Aptitudes supérieures démontrées dans la rédaction et la correction de texte;
• Excellente maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, PowerPoint, Excel et Outlook);
• Orientation service client;
• Bonne compréhension des technologies de l’information;
• Maîtrise du français parlé et écrit;
• Anglais fonctionnel (à l’oral et à l’écrit);
• Expérience dans la préparation de réunions d’un conseil d’administration (un atout).

Les candidats recherchés sont reconnus pour leur rigueur, leur courtoisie, leur tact, leur discrétion ainsi que leur polyvalence. De plus, leurs antécédents démontrent une capacité à travailler simultanément sur différents dossiers. Si vous êtes reconnu pour votre sens de l’organisation, pour votre dynamisme ainsi que pour votre capacité à travailler tant seul qu’en équipe, vous êtes invité à nous faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation soutenant votre candidature.

Toute combinaison d’études et d’expérience jugée équivalente pourra être considérée.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue recevront un accusé de réception.

Le genre masculin a été utilisé dans le seul but d’en alléger le texte.