Adjoint / Adjointe de direction

Sous l’autorité de la vice-présidente au développement social, la personne titulaire est en charge de l’organisation administrative du secteur. Elle organise et coordonne les tâches dans un environnement dynamique où les échéanciers et les priorités changent, de façon à maintenir un haut niveau d’efficacité et d’efficience. Elle accomplit un éventail de mandats de soutien administratif, assiste la vice-présidente et les membres de l’équipe dans leurs activités courantes et assure le suivi avec les différentes parties prenantes, tant à l’interne qu’à l’externe :

• Gérer l’agenda de la vice-présidente ainsi que toutes les communications qui lui sont destinées;
• Participer à la gestion de l'agenda des membres de l’équipe et organiser les rencontres selon les priorités;
• Assurer le soutien administratif du secteur : suivi des appels téléphoniques, des courriels et de la correspondance, invitations, publications sur le Babillard (extranet), classement, gestion et partage des contacts et des listes de distribution du secteur, etc.;
• Concevoir et réviser divers documents : présentations, lettres, rapports, listes, tableaux, etc.;
• Assurer la saisie, le traitement et l'intégrité de données relatives aux mandats du secteur, dans le respect des priorités et des processus en place;
• Voir à l'organisation et à la préparation matérielle de réunions. Lorsque requis, assister aux réunions, prendre les notes et donner suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
• Aider à la planification, à la logistique et à la réalisation des événements du secteur;
• Maintenir un service à la clientèle interne et externe de grande qualité en étant à l’écoute, en fournissant des informations pertinentes et en répondant aux besoins exprimés dans le respect des priorités établies;
• Être proactif et participer activement au déploiement de l’amélioration continue des pratiques;
• Remplacer, au besoin, à la réception, et collaborer sporadiquement au soutien administratif d’autres secteurs, selon les périodes de pointe et lorsque requis.

QUALIFICATIONS ET PROFIL RECHERCHÉS

• Diplôme d’études professionnelles ou collégiales dans une discipline pertinente aux tâches et responsabilités
• Minimum de cinq (5) années d'expérience en soutien à une direction
• Parfaite maitrise du français parlé et écrit
• Parfaite maîtrise des logiciels la suite Microsoft Office
• Connaissances des fonctionnalités d’une base de données, un atout
• Sensibilité aux différents enjeux de l'organisation
• Bon sens de l’organisation et de la gestion des priorités
• Grand sens du service à la clientèle
• Capacité de rédaction
• Orientation vers les résultats
• Discrétion, rigueur et professionnalisme

AVANTAGES

Bonnes conditions de travail. Programme d’avantages sociaux complet. Environnement de travail stimulant. Programme Abonne BUS Travailleurs. Casier à vélo et douches. Stationnement gratuit.