Adjoint administratif

Description de l’employeur

Notre cliente, une entreprise en pleine explosion, œuvre dans le domaine des TI. Elle se spécialise dans le multimédia, le web/mobile, le vidéo et dans l’organisation d’événements. Ses clients, d’une envergure importante, démontre une fidélité et confiance hors pair envers l’entreprise. Située au quartier St-Henri à l’intérieur d’un bâtiment construit au 19e siècle, l’entreprise offre une zone d’amusement/détente et une terrasse extérieure près du canal Lachine pour ses employés. Le cachet industriel de l’entreprise laisse sous le charme ses visiteurs et employés.

Description du poste

L’entreprise désire s’adjoindre d’ un adjoint administratif structuré, autonome et parfaitement bilingue afin de soutenir l’équipe dans l’administration des différentes activités.

Lieu de travail

Montréal, quartier Saint-Henri

Description des tâches 

Réception 

• Répondre aux téléphones;
• Prendre les messages et les envoyer par courriel aux personnes concernées;
• Accueillir les clients;
• S'assurer que les collègues et les visiteurs ne manquent de rien.

Administration

• Effectuer la commande des fournitures (en ligne);
• Faire les achats des breuvages, collations et café (café du coin);
• Procéder aux achats des produits ménagers (en ligne);
• Vérifier le travail de la femme de ménage (2 fois semaine) et lui faire une liste de tâches;
• Gérer les travaux du bureau (plombier, menuisier);
• Remplir les différents formulaires (UDA, ACTRA, gouvernement, client);
• S’occuper du messager - courrier rapide;
• Aller chercher le courrier quotidiennement et poster les lettres;
• Aller au bureau de poste pour acheter les timbres.

Comptabilité

• Commander les chèques d’entreprise;
• Préparer et effectuer les dépôts pour l’institution financière;
• Gérer et effectuer le processus complet de la paie des employés;
• Effectuer la gestion de la trésorerie et faire la conciliation bancaire;
• Compléter les divers rapports gouvernementaux nécessaires (DAS, TPS/TVQ, etc.);
• Effectuer le recouvrement des comptes clients (état de compte, facturation, transfert du dépôt direct des clients, etc.);
• Gérer les comptes payables (paiements aux fournisseurs par chèque);
• Faire la gestion des cartes de crédit;
• Fermer l'année fiscale avec la firme de CA;
• Fournir les documents au CA mensuellement, trimestriellement et annuellement;
• S’occuper de la gestion des vacances - créer un système;
• Rédiger le rapport de kilométrage à remplir PDG;
• Préparer la liste de tarification par service et par client pour le PDG et le personnel de vente;
• Élaborer la liste des ententes par client pour le PDG et vendeur.

Projet

• Suivi de projets;
• Vérifier, de façon hebdomadaire, les feuilles de temps pour chaque employé (orthographe, tâches et projets);
• Produire les rapports à envoyer aux clients hebdomadaires et mensuels;
• Vérifier chaque projet créé et en valider et corriger les données;
• Créer de nouveaux projets.

Ressources Humaines

• Rédiger les contrats de confidentialité pour chaque salarié et pigiste;
• Rédiger les contrats de travail pour chaque employé;
• Composer les descriptions de tâches pour chaque poste;
• Mettre à jour le manuel d’employé et s'assurer que chacun d’entre eux l'a lu;
• Accueillir des nouveaux employés;
• Faire le lien avec la firme de chasseurs de tête «Dupuis et associés».

Divers

• Trouver des systèmes pour améliorer la productivité;
• Créer des rapports pour  vérifier l’efficience des projets (rentabilité);
• Écrire le manuel des tâches pour le poste administratif;
• Créer un système de classement physique et numérique (numérisation des documents);
• Gérer les archives;
• Planifier le party de Noël (réservation etc.);
• Organiser des 5@7pour l'équipe.

Profil recherché

• Être parfaitement bilingue;
• Être ouvert d’esprit, flexible, structuré et organisé;
• Se montrer proactif, persévérant et positif;
• Se fixer des objectifs et réussir à les atteindre;
• Être discret, autonome et consciencieux;
• Savoir bien planifier et gérer son temps - très important;
• Avoir le souci du travail bien fait, exact et mettre l’emphase sur la qualité plutôt que sur la rapidité;
• Être axé sur la résolution de problèmes;
• Se montrer humble et ne pas chercher un responsable pour chaque erreur;
• Pouvoir gérer le stress des collègues et des clients sans le prendre personnel;
• La confidentialité est primordiale tant à l'interne qu’envers les clients;
• Posséder une voiture serait idéale pour les déplacements (dépôt, achats fournitures).

Compétences techniques recherchées

• Harvest – feuille de temps, gestion des projets;
• Simple comptable – comptabilité;
• Crystal report – facturation;
• Suite office (Outlook, Excel, Word);
• Internet;
• Numérisation – PDF;
• CISCO - Système téléphonique.

Formation ou accréditation requise

• Formation pertinente dans le domaine est un atout.

Années d’expérience requises

• 3-5 années

Conditions de travail

• Opportunités d’avancement concrètes;
• Équipe jeune et dynamique;
• 3 semaines de vacances;
• Le bureau est fermé du 24 décembre au 2 janvier (journées payées par l’entreprise), en + des 3 semaines;
• Loft lumineux, vue sur le canal Lachine;
• Métro St-Henri ou Lionel-Groulx (10 minutes de marche);
• Bixi près du bureau (5 minutes de marche);
• Quartier St-Henri près du marché Atwater;
• Stationnement extérieur 100$/mois taxes incluses (aux frais de l’employé);
• Salaire annuel concurrentiel;
• Horaire de jour du lundi au vendredi.

Contact

Si ce poste vous intéresse, faites parvenir votre candidature par courriel au m.maloguertin@dupuisassocies.com. Toutes les candidatures reçues seront traitées confidentiellement. Seules les candidatures retenues seront contactées.

Pour en savoir plus, contactez Dupuis & associés par téléphone au 1-855-347-6974 ou par courriel à l’adresse m.maloguertin@dupuisassocies.com.

N.B. Dans ce document, le recours au masculin pour désigner des personnes a comme seul but d’alléger le texte et fait référence aux personnes des deux sexes.