Adjoint administratif

Sous la supervision du Chef des opérations, l’ajoint(e) administratif(ve) aura comme rôle de soutenir l’ensemble de l’équipe par la production de  documents, la réception et la distribution du courrier, la gestion des commandes, les réservations du  bureau, la rédaction et la révision de textes ou de documents, et le support administratif pour les équipes de projets et du service du marketing et du développement des affaires (MDA).

Responsabilités

• Apporter un soutien administratif aux directeurs de disciplines dans l’ensemble des dossiers (suivi des dossiers en cours, recherche d’informations, …);
• Soutenir les activités du développement des affaires dans le cadre d’offres de services et par la recherche d’appels d’offres;
• Collaborer à la création de supports marketing (présentations PowerPoint, affiches, brochures corporatives, contenu web, communiqués, etc.);
• Assurer un soutien aux équipes de projet, s’il y a lieu, quant à la gestion administrative des sous-traitants (contrats, bons de commande, factures, divers suivis);
• Ouvrir et distribuer le courrier (postal ou informatique) et coordonner la circulation de l’information;
• Accueillir les clients et les référer aux bons intervenants;
• Formuler et implanter les modes de fonctionnement du bureau;
• Former et soutenir, s’il y a lieu, les employés du bureau en ce qui a trait à l’intégration aux méthodes de travail et à l’utilisation des différents logiciels;
• Rechercher et compiler, s’il y a lieu, des données, statistiques ou autres renseignements afin d’appuyer les activités de recherche;
• Produire des documents, publications et rapports;
• Réviser et corriger les documents coopératifs (contrats);
• Classer et archiver des documents;
• Commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire;
• Recevoir et traiter les livraisons;
• Gérer les réservations des salles de conférences.
• Toutes autres tâches connexes

Formation ou accréditation requise 

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques administratives ou autre domaine pertinent est exigé
• Baccalauréat en administration, un atout

Années d’expérience requises 

• Une expérience d’une à trois années en travail de bureau est requise

Profil recherché

• Complètement bilingue français\anglais à l’oral et à l’écrit
• Très bonne maîtrise des logiciels usuels (Suite MS Office, Acrobat, Visio, etc.)
• Excellentes aptitudes pour la rédaction
• Bonnes aptitudes pour la traduction
• Être naturellement organisé(e) et porté(e) sur l’efficacité
• Capacité à gérer plusieurs priorités en même temps
• Faire preuve d’initiative
• Bon esprit d’équipe
• Flexibilité et grande disponibilité, particulièrement pour la remise de livrables et offres de services
• Rigueur professionnelle, discrétion et amabilité
• Expérience internationale, un atout
• Expérience en suivi de coûts, un atout

Toutes les candidatures reçues seront traitées confidentiellement. Seules les candidatures retenues seront contactées.

N.B. Dans ce document, le recours au masculin pour désigner des personnes a comme seul but d’alléger le texte et fait référence aux personnes des deux sexes.