Adjoint administratif / Adjointe administrative

MISSION          

• Assiste les Directeurs Opérations, Admin & Finances et Innovation dans les tâches administratives
• Assiste le Directeur des ventes pour la partie administrative et marketing
• Assiste le Responsable de PMS
• Coordonne les activités administratives de l'entreprise
• Supporte et coordonne les contacts avec la clientèle      

ACTIVITÉS & TÂCHES        

• Accueil et Organisation des visites clients, fournisseurs, collègues avec ou sans RDV
• Responsable de l'Accueil et Réception téléphonique, gestion du système téléphonique et copieur
• Organisation des réunions, déplacements, salons d'expositions
• Établit un contact direct entre la Direction, l'extérieur et le reste de l'entreprise
• Gestion documentaire; papier et numérique
• Facturation Client, suivi des encaissements et relance des impayés
• Préparation des dépôts bancaires
• Gestion des télécommunications : boite vocale, forfait appels à l'étranger, etc
• Gestion et distribution du courrier, des fax numérique
• Administration des envois postaux et petits colis
• Gestion et commande d'achat papeterie et fournitures de bureau
• Point de coordination avec support informatique extérieur (local et en France)
• Support, réalisation de la partie administrative, mise en forme et coordination des documents d'appel d'offres
• Coordination des besoins ponctuels en assurance (portion projet)
• Support et création des estimations PMS
• Assistance dans la gestion et suivi administratif des non-conformités
• Toutes autres tâches connexes

CONNAISSANCES ET FORMATIONS NÉCESSAIRES (Théories maîtrisées)        

• Français et Anglais (bilingue parlé et écrit) - Espagnol (un atout)
• Word, Outlook, Excel, maîtrisés
• Logiciel ERP
• Logiciel Comptable (Acomba) (un atout)

COMPÉTENCES SAVOIR-FAIRE (Pratiques Maîtrisées)          

• Sens du relationnel et de la diplomatie
• Rigueur et organisation
• Connaissance outils informatiques
• Trier les informations nécessaires à la Direction et au Responsable PMS

QUALITÉS PERSONNELLES ET SAVOIR-ETRE (Comportement et Situations maîtrisées)        

•  Sens de l’accueil, savoir se rendre disponible
• Travailler en équipe
• Savoir communiquer          
• Autonomie et sens de l'initiative                

CONDITIONS PARTICULIÈRES LIÉES AU POSTE          

Discrétion, confidentialité