Adjoint administratif / adjointe administrative

Description sommaire des tâches

• Communiquer avec les parents, les écoles et les contractuels (profs) ;
  • Appeler les parents pour les informer de nos activités (tournois, cours, camps, etc.) ;
  • Appeler les profs pour l’attribution des contrats ;
  • Suivi avec les profs pour des demandes diverses (calendrier scolaire, changement de dates de leçons, journée pédagogique, etc.) ;
  • Rappel pour les activités, tournois et mémos ;
  • Assister le directeur dans la communication avec les écoles (Appel de suivi pour les contrats, démarche pour de nouveaux contrats) ;
• Préparer et assister dans les tournois ;
  • Préparer le matériel de tournoi ;
  • Rédiger les liste de joueurs, les rapports, etc. ;
  • Assister l’équipe aux évènements ;
• Assister dans la coordination des camps de jour ;
  • Assister dans la promotion et la préparation des camps de jour ;
  • Gérer les inscriptions et la documentation relative aux enfants ;
  • Faire le suivi administratif (facturation, statistique, production des reçus d’impôts, etc.) ;
• Recevoir et rediriger les appels téléphoniques ;
  • Transmettre les informations sur les services et activités de l’Association ;
  • Prendre les inscriptions à nos activités par téléphone ;
  • Transférer les appels aux autres membres de l’équipe ;
• Gérer les dossiers administratifs du programme scolaire ;
  • Vérification des demandes de paiements par les contractuels, préparation des chèques des contractuels pour Montréal, Toronto et Ottawa ;
  • Facturation des écoles ;
  • Saisies des données dans les bases de données (profs, écoles, cours, certificats, etc.) ;
  • Faire les suivi des cours autogérés (inscriptions, paiements, commandes, etc.) ;
  • Faire le suivi des ressources disponibles pour les profs (feuille de cours, diplômes, feuilles promotionnelles d’activités, pochettes, etc.) ;
  • Autres tâches administratives reliés au programme scolaire tel que requis (classement, inventaire du matériel, etc.) ;
  • Traduction de documents ;
  • Développement et préparation du matériel publicitaire pour tous les programmes et évènements de l’Association (cours, camps, tournois, etc.) sur papier et en ligne