Adjoint administratif / Adjointe administrative

Poste : Adjoint administratif / adjointe administrative bilingue

L’adjoint administratif /adjointe administrative exerce ses fonctions sous l’autorité du directeur exécutif et aura à réaliser la coordination et la prestation de services administratifs et de secrétariat à la gestion et au personnel du Secrétariat du Conseil Cris-Québec sur la foresterie.

Fonctions :

La personne titulaire du poste d’adjoint(e) administratif(e) effectue ses fonctions dans les domaines suivants :

1. Rédaction, saisie et révision de documents bilingues liés aux activités du Conseil et de son secrétariat, incluant

• Développer des modèles de présentation et de mise en forme de différents types de documents, adapter des formulaires, registres et tableaux de suivi aux besoins du secrétariat.
• Traduire et coordonner la traduction des textes et la mise en format des documents bilingues.
• Procéder au contrôle de la qualité des documents du Conseil et conseiller le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et les documents à produire.

2. Traitement de la correspondance, incluant :

• Prendre connaissance du courrier reçu, traiter les questions mineures et distribuer aux personnes concernées.
• Préparer le courrier à expédier incluant la vérification si les pièces jointes sont incluses et entreprendre s’il y a lieu les démarches pour les obtenir ou les compléter.
• Tenir à jour un système de registre et de rappel et faire les suivis correspondants.

3. Appui à l’organisation des réunions du Conseil ainsi qu’à la préparation, la transmission et la gestion des documents et du matériel afférent, incluant :

• Effectuer et gérer les démarches liées à l’organisation des réunions du Conseil.
• Assurer la publication et la gestion des documents sur le site Web du Conseil.

4. Respect des procédures de classification des dossiers du Conseil et application des directives et procédures du système de classement de l’information, incluant :

• Gérer l’information du Conseil et de son secrétariat, dans le système de gestion documentaire (Constellio).
• Tenir à jour les systèmes de classement par l’ouverture de dossiers, la vérification de l’attribution des documents et la mise en œuvre de la Politique de conservation des documents.
• Assurer le soutien au personnel du secrétariat.

5. Appui à la gestion de l’agenda du président et des membres du secrétariat du Conseil et à l’organisation des déplacements

6. Réalisation de tâches reliées à la comptabilité et à la gestion des approvisionnements de l’organisation.

7. Mise à jour, alimentation et gestion du site Internet et du Centre de référence du CCQF (Wordpress).

8. Réponse téléphonique, accueil des visiteurs et réponse aux demandes d’informations générales.

9. Réalisation d’autres fonctions connexes assignées par le directeur exécutif.

Classification :

Niveau fonctionnaire

Équivalents : Agent(e) de secrétariat, Secrétaire principal(e) selon la Fonction publique du Québec

Rémunération :

Selon les qualifications et à l’intérieur des échelles énoncées sur le site du Conseil du trésor du gouvernement du Québec. À titre indicatif, l’échelle salariale est de 33 330 $ (minimum de l’échelle) à 50 662 $ (maximum de l’échelle) en date du 31 mars 2015.

Conditions d’admission :

Détenir un certificat d’études secondaires équivalant à une 11e année ou à une 5e année du secondaire reconnu par l’autorité compétente et avoir un minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans l’exercice d’attributions du type décrites dans la description de fonctions. 

• Bilinguisme (français et anglais, parlé et écrit).
• Maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook
• La connaissance des logiciels Wordpress et Constellio est un atout.

Parmi les qualités personnelles, les éléments suivants sont importants :

• Autonomie et sens de l’organisation;
• Professionnalisme et rigueur;
• Bonnes relations interpersonnelles, capacité de travailler en équipe;
• Capacité de travailler avec précision et exactitude;
• Bonne capacité de communiquer oralement et par écrit;

Type de poste :

Régulier – 35 heures par semaine

Endroit :

Secteur de Sainte-Foy, Québec

Poser sa candidature :

Les candidats et candidates intéressés sont priés d’acheminer leur candidature avant 17 h, le 15 août 2017 

Notes : Nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues en présélection. Notre organisation souscrit au principe d'équité en matière d'emploi.