Adjoint administratif / Adjointe administrative bilingue

Fonctions :

En tant que membre d’une petite équipe, la personne titulaire du poste aura parmi ses principales responsabilités de

1. Assister la direction et les membres du secrétariat du Conseil dans la coordination et la prestation des différentes responsabilités administratives de l’organisation
2. Produire, modifier, réviser, mettre en forme divers documents bilingues afin d’assurer un haut niveau de qualité des documents du Conseil
3. Traduire et coordonner la traduction des textes et la mise en format des documents bilingues
4. Appuyer l’organisation des réunions et des événements du Conseil incluant la préparation, la transmission et la gestion des documents et du matériel afférent
5. Recevoir les appels, accueillir les visiteurs, traiter le courrier et la correspondance, faire la gestion des fournitures de bureau et assurer les suivis appropriés
6. Maintenir à jour le système de classement des documents électroniques et des copies papier en respectant les procédures établies, notamment dans le système de gestion documentaire de l’organisation (Constellio)
7. Mettre à jour, alimenter et gérer le site Web et le Centre de référence (section réservée) du Conseil (Wordpress)
8. Réaliser des tâches reliées à la comptabilité de l’organisation
9. Agir comme collaborateur dans le développement de certains dossiers
10. Effectuer d’autres tâches connexes assignées par son supérieur

Compétences recherchées :

Les capacités et les connaissances requises pour ce poste incluent, mais ne se limitent pas, à ce qui suit :

• Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou toute autre diplôme jugé équivalent;
• Posséder un minimum de 3 à 5 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire ou dans un autre poste pertinent;
• Excellent français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Excellent anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Connaissance des logiciels MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• La connaissance des logiciels Wordpress et Constellio est un atout.

Parmi les qualités personnelles, les éléments suivants sont importants :

• Autonomie et sens de l’organisation;
• Professionnalisme et rigueur;
• Bonnes relations interpersonnelles, capacité de travailler en équipe;
• Capacité de travailler avec précision et exactitude;
• Bonne capacité de communiquer oralement et par écrit;