Adjoint administratif / Adjointe administrative en chef

Vous serez responsable d’assurer la satisfaction des clients internes et externes, par téléphone, par internet ou en personne, à travers un ou plusieurs des volets suivants : prise de commandes, soutien aux ventes et le service à la clientèle.

RESPONSABILITÉS CLÉS

Administration  des ventes

• Assure la mise à jour continue de la base de données de la clientèle (CRM);
• Mise à jour des événements sur le site Internet;
• Responsable de l’administration des ventes;
• Gère le suivi des inscriptions au niveau administratif et assure le bon déroulement du processus depuis l'enregistrement;
• Effectue le suivi des documents administratifs et informatiques liées aux inscriptions, des prévisions et statistiques de ventes;
• Effectue les mises à jour du dossier client et la facturation;
• Suivi administratif de comptes clients (dépôts,  paiements différés,  paiements finals, etc).

Assistant au service de formation

• Administrer les aspects logistiques (ex: préparation des documents de formation, coordonne l’installation des  équipements nécessaires, etc);
• Administrer toutes les aspects logistiques relatifs aux activités de formation (ex: préparation des documents de formation, coordonne l’installation des  équipements nécessaires, etc).

Autres tâches connexes

• Effectuer les réservations de salles pour les activités de ventes (conférences,  kiosques pour salon);
• Assurer le suivi et la répartition des communications téléphoniques et électroniques;
• A sous sa charge le courriel général afin de guider la clientèle vers les bonnes ressources;
• Effectuer les préparatifs pour les voyages;
• Traiter les demandes externes;
• Préparer des documents et coordonner les activités;
• Gérer l'emploi du temps et la correspondance;
• Gérer la logistique de divers événements et réunions;
• Fournir un soutien administratif (ex: Rédaction de communiqués, courriels, etc.);
• Prendre les appels et faire l’accueil au centre.

Compétences recherchées :

• Diplôme d'étude collégiale (DEC) ou DEP (Bureautique, Assistant Administratif);
• Expérience en gestion de bureau, ventes, service à la clientèle et comptabilité;
• Bonne maitrise du français et anglais (parlé et écrit);
• Fortes aptitudes pour le service à la clientèle;
• Polyvalence et capacité à gérer plusieurs dossiers;
• Expérience dans le travail en équipe;
• Connaissance éprouvée des logiciels Microsoft Office;
• Facilité en gestion de sites internet et des outils informatiques;
• Capacité d’apprendre rapidement et sens de l’initiative;
• Sens de l'organisation très développé et attention aux détails;
• Capacité à respecter les échéances;
• Capacité à travailler de façon autonome et sans supervision dans le cadre d'une équipe;
• Intérêt pour les approches en santé  alternative.

Nombre d'heures par semaine : 40,00