Adjoint administratif aux ventes

Responsabilités

Relevant du Directeur Adjoint, la personne titulaire du poste a pour mission de gérer la réception des communications entrantes, d’accueillir les visiteurs et d’assister la direction ainsi que les services des ventes, des communications et de la comptabilité dans l'accomplissement de diverses tâches administratives reliées au Développement d’affaires et aux ventes.

• Ne comporte pas de gestion d’employé ;
• Ne comporte pas la prise de décision organisationnelle.

Tâches

• Accueillir les clients professionnels et assurer la réception et le suivi des appels téléphoniques et des correspondances électroniques ;
• Gérer les commandes reçues par téléphone, par courriel, via le site web et les portails ;
• Procéder à l’ouverture des comptes clients ainsi qu’à leur mise à jour régulière dans la base de données;
• Effectuer le suivi des commandes (expédition, facturation) auprès des services de ventes, logistique et comptable ;
• Effectuer les ventes et le service à la clientèle auprès des clients qui visitent nos locaux ;
• Assurer la circulation de l'information interne concernant tout changement (clients, fournisseurs, produits, agenda) auprès des collègues ;
• Apporter son soutien à la direction, au département des ventes et de la comptabilité dans l'accomplissement de diverses tâches administratives lorsque requis ;
• Assister le responsable du service dans la gestion de projets spéciaux ;
• Toutes autres tâches connexes.

Exigences

Formation

• Diplôme d’études collégiales ou professionnel en sciences de l’administration, en bureautique ou toute autre formation jugée équivalente ;

Expérience

• Posséder un minimum de deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire.

Compétences essentielles

• Excellente maîtrise des principaux utilitaires en bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Internet, etc..) ;
• Connaissance et utilisation de plusieurs logiciels type ERP, CRM, ou autre logiciel de commande et gestion de clientèle (un gros atout) ;
• Maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral et qu’à l’écrit ;
• Grammaire et orthographe anglais/français impeccables ;
• Connaissance du secteur de l’hôtellerie, de la restauration et des bars (un atout).
• Excellence du service à la clientèle ;
• Respect des procédures établies et force de proposition pour l’amélioration de celles-ci ;
• Sens de l'organisation et des priorités, rigueur et souci de la qualité;
• Capacité avérée à gérer plusieurs dossiers à la fois;
• Vivacité, débrouillardise et polyvalence;
• Autonomie et esprit d’équipe ;
• Aisance communicationnelle et relationnelle.

CONDITIONS DE TRAVAIL    

• Lieu de travail : Montréal
• Type de contrat : Poste permanent – Temps plein (37,5 heures/semaine)
• Horaire : De 9 h à 17 h, du lundi au vendredi