Adjoint Administratif de projets

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la supervision du Coordonnateur, l’Adjoint collabore et assiste le Chargé de projet pour assurer le bon déroulement d’un projet de construction, du début à la fin.  Il est principalement en charge des tâches administratives rattachées aux projets.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES

Démarrage de projets

• Initie et prépare la réunion de démarrage;
• Procède à l’ouverture du chantier à la CSST;
• Prépare le programme de prévention (modèle ISO);
• Récupère les informations requises pour le démarrage de projet :
• Complète le formulaire « Information requise au dossier »
• Complète les formulaires de quittances partielles et finales, déclaration statutaire
• Coordonne la préparation des documents de cautionnement et assurances.
• Ouverture de chantier :
• Préparation des divers formulaires à remettre au surintendant
• Coordonne la location des équipements tels que, roulotte, toilette, etc.
• Gestion des plans et devis (étampage, archivage, distribution, téléchargement sur site FTP/ShareFile, numérisation chez imprimeur);
• Organise le classement.

Exécution de projets 

• Complète les tableaux des intervenants au projet;
• Assure le suivi des contrats des sous-traitants;
• Préparation de la liste des plans et devis émis pour soumission et construction;
• Assiste les chargés de projets dans la gestion et le contrôle des dessins d’atelier;
• Assiste les chargés de projets dans la gestion et le contrôle des changements et directives des professionnels;
• Prépare, et fait le suivi des demandes de modification;
• Vérifie les factures;
• Complète et contrôle les bons de commande et débits mémos;
• Monte et tient à jour le tableau de conciliation;

Fin de projets 

• Suivi pour la réception des acceptations provisoires et finales pour le projet;
• Gestion et coordination des listes de déficiences;
• Gestion et contrôle des manuels de fin de projet;
• Initier et préparer la réunion post mortem.

EXIGENCES

Formation académique et expérience

• DEC, Attestation d’études collégiale ou l’équivalent;
• Minimum de 5 ans  d’expérience en travail de bureau;
• Maîtrise de la suite Office  (Excel, Outlook et Word);
• Maîtrise de l’environnement internet;
• Habileté avec les chiffres;
• Excellent français écrit et parlé;
• Anglais de base;
• Connaissance du milieu de la construction un atout
• Connaissance de Microsoft Project un atout.

Habiletés

• Flexibilité
• Sens de l’organisation
• Proactivité
• Sens des responsabilités
• Initiative 
• Rigueur
• Débrouillardise&
• Minutie
• Capacité à communiquer clairement&
• Travail d’équipe