Adjoint de direction

Responsabilités et tâches

• Accueillir les visiteurs et les fournisseurs, répondre aux appels téléphoniques et les acheminer aux personnes appropriées
• Répondre aux demandes de renseignements courants et généraux et faire les suivis, selon les besoins ; diriger les demandes de renseignements détaillés aux membres du personnel approprié
• Ouvrir et maintenir à jour un large éventail de dossiers pour la direction générale
• Rédiger des ébauches de lettres, des notes de service émanant de la direction générale et/ou recevoir les consignes verbales ou écrites du contenu de lettres plus complexes à rédiger
• Appuyer la direction générale dans la coordination du fonctionnement global du bureau, ainsi que dans l’ensemble des tâches de planification, d’organisation, de coordination et de suivis des activités, des engagements, des rencontres impliquant la direction générale ;
• Peut être appelé à coordonner la tenue de diverses rencontres;
• Coordonner, selon les besoins, la logistique liée aux déplacements de la direction générale
• Appuyer le conseil d’administration en ce qui a trait à la préparation, la coordination et les suivis des rencontres du Conseil
• Participer activement à divers comités organisateurs y compris l’Assemblée générale annuelle
• Être appelé, lorsque la situation l’exige, à remplacer l’adjoint au contrôle et aux ressources dans les tâches les plus urgentes
• Toutes autres tâches connexes, liées au champ d’intervention du poste, qui lui seraient confiées par le directeur général

Compétences, expériences et formation requises

• Détenir un diplôme d’études collégiales en administration de bureau, en bureautique, en secrétariat;
• Avoir un minimum de 3 ans d’expérience pertinente dans un poste ayant des fonctions similaires (une combinaison de scolarité et d’expérience jugées comparable pourra aussi être considérée);
• Posséder d’excellentes capacités linguistiques en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit;
• Connaître le fonctionnement des appareils usuels de bureau, des logiciels de la Suite Microsoft, de l’internet, du courrier électronique et de l’environnement Mac;
• Se sentir à l’aise dans les rapports avec la direction générale et un conseil d’administration;
• Avoir des qualités personnelles essentielles pour travailler seul, en équipe et avec le public, telles qu’avoir un bon jugement, être motivé et enthousiaste, dynamique.

Conditions d’emploi

• Travailler, occasionnellement, les soirs et les fins de semaine pour répondre aux besoins de la direction générale;
• Travailler dans un espace ouvert, peu propice à la concentration optimale et où les interruptions sont fréquentes;
• Se déplacer de deux à trois fois par année à l’extérieur du lieu régulier du travail.

Catégorie : Temps plein

Durée : Poste permanent

Date d’entrée en fonction : Dès que possible

Traitement salarial annuel : Selon l’échelle salariale de l’organisme