Adjoint (e) administratif en droit notarial

Raison d’être du poste : Notre secrétaire principale désirant réduire progressivement ses heures de travail en prévision de la retraite, nous sommes à la recherche d’une personne dynamique souhaitant se joindre à notre petite équipe (pour l’instant 4 personnes dont 2 exclusivement en travail à distance). Cette personne devra pouvoir travailler directement sur place et sera formée par la notaire et la secrétaire en poste.  

Principales responsabilités :

• Accueillir les clients avec professionnalisme
• Assurer la gestion des appels, des courriels et de la correspondance
• Ouverture et fermeture de dossiers
• Assurer le suivi des dossiers, échéanciers et agendas
• Préparer, modifier et réviser divers documents juridiques
• Réviser l’orthographe et la mise en page de lettres et de rapports
• Classer et mettre à jour les dossiers
• Effectuer des photocopies, de la numérisation et de l’archivage de dossiers
• Produire les copies conformes
• Préparer la facturation
• Effectuer toutes autres tâches connexes, le cas échéant

Profil recherché

Qualifications :

• Excellente maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit, bilinguisme un atout
• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou technique juridique ou technique en bureautique ou tout autre combinaison de formation et d’expérience pertinente
• Bonne maîtrise de la Suite MS Office (plus particulièrement Word et Outlook) et de Windows. La connaissance du logiciel Para-maître est un fort atout.
• Expérience dans un rôle similaire : un atout

Compétences et aptitudes :

• Excellentes habiletés en communication verbale et écrite
• Sens de l’organisation développé et bonne gestion des priorités
• Autonomie, initiative et fiabilité
• Rigueur, minutie et souci du détail
• Capacité d’adaptation
• Courtoisie et entregent avec les clients
• Discrétion (secret professionnel)
• Habilités informatiques de base

Avantages de travailler à notre étude :

Chez nous, notaires et adjoints travaillent de concert afin d’offrir le meilleur service possible aux clients. Nous favorisons une gestion de style consultative, préférant donner aux employés la possibilité de se prononcer lors de la prise d’une décision importante pouvant les affecter. Notre petite équipe vous permettra d’exercer un rôle de premier plan, aux tâches variées, absolument essentiel à la réussite de l’entreprise. Enfin, nous avons à cœur votre avancement professionnel et comprenons les enjeux liés à la conciliation travail-famille.