Adjoint (e) administratif (ive)

Dans le respect de la mission, des valeurs et des orientations de l’Accueil Bonneau, l’adjoint(e) administratif(ive) exécute différentes tâches cléricales, administratives et de service à la clientèle afin de contribuer au développement et au bon fonctionnement des programmes et services offerts aux clients de l’Accueil Bonneau.

Ce poste relève de la Direction des programmes et services, en soutien aux services d’AEOR (Accueil, évaluation, orientation et référence), d’hébergement et au bénévolat. La personne sélectionnée interviendra directement auprès des bénévoles et devra donc posséder un excellent sens du service à la clientèle.

Tâches principales

• Collaborer au plan d’accueil et d’intégration des nouveaux employés et bénévoles;
• Faire visiter les lieux aux bénévoles, aux groupes et autres personnes;
• Recevoir, traiter et répondre aux différentes demandes d’information (par téléphone et courriel) concernant les programmes et services et le bénévolat;
• Mettre à jour les différentes bases de données (clients, bénévoles, intervention, etc.);
• Participer à la planification des horaires, coordonner les suivis et les communications inhérentes pour assurer la présence des personnes;
• Faciliter la gestion et la communication des informations entre les différents programmes et services;
• Prendre les rendez-vous et aider à la gestion des agendas du directeur et des chefs d’équipe;
• Préparer les avis de convocation, les ordres du jour et tout autre document requis pour la tenue des réunions;
• Assister aux rencontres, faire la prise de notes, rédiger les comptes rendus et les transmettre aux personnes concernées;
• Assurer la rédaction, la validation et l’envoi de divers documents (lettres de remerciement, invitations, etc.), en respect des normes de l’Accueil Bonneau;
• Effectuer différentes tâches de ressources humaines pour les services d’Intervention;
• Effectuer le classement et l’archivage des dossiers.

Autres tâches

• Effectuer des remplacements en cas d’absence imprévue du personnel/lors des vacances des collègues;
• Identifier ses besoins de formation et faire les demandes requises auprès de son supérieur immédiat;
• Proposer et mettre en place des améliorations à apporter aux façons de faire;
• Participer à son évaluation annuelle;
• Exécuter toute autre tâche nécessitée par ses fonctions.

Horaire de travail

• Poste permanent à temps complet (35 h)
• Disponibilité à travailler occasionnellement la fin de semaine
• Entrée en fonction vers octobre

Qualifications requises

• D.E.P. ou DEC en bureautique, secrétariat ou l’équivalent
• Cinq (5) ans d’expérience dans un poste de service à la clientèle
• Expérience de travail avec des bénévoles
• Expérience dans la gestion de projets
• Excellente maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, et Power Point)
• Maîtrise des outils Google (Gmail, Agenda, Drive, etc.)
• Aisance avec différents logiciels d’entrée de données 
• Excellente maîtrise du français écrit
• Anglais parlé et écrit

Compétences requises

• Orientation client et axé sur la résolution de problèmes;
• Excellent sens de l’accueil;
• Capacité à transiger avec les personnes de tous niveaux;
• Excellentes compétences interpersonnelles (entregent et diplomatie);
• Bonne écoute;
• Bon sens relationnel;
• Bon sens de l’organisation;
• Facilité d’adaptation et d’apprentissage;
• Autonomie;
• Jugement, intégrité et discrétion;
• Esprit d’équipe;
• Partage des valeurs de l’Accueil Bonneau.