Adjoint (e) administratif (ve)

L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative a pour fonction de veiller à l’exécution efficace et en temps opportun des activités du centre et des différentes firmes dont il a la charge de façon à faciliter et à améliorer nos actions. Le ou la titulaire travaille sous la supervision du directeur général ou de la directrice générale.

Administration des divers clients du centre notamment :

• Firme de design d’intérieur;
• Agence de marketing et stratégie de communications;
• Agence de traduction;
• Centre d’affaire.

Poste contractuel ou salarié

Salaire à déterminer selon expérience

Tâches :

• Paies des employés, tenir un registres des heures (vacances, congés, maladies, hres en banque);
• Suivi du cash-flow, des comptes payables et des comptes recevables;
• Conciliation bancaire et cartes de crédits;
• Préparation des états financiers et révisions des documents comptables;
• Entrée  de données (transactions multiples);
• Traiter avec le gouvernement, exécuter les rapports de taxes;
• Créer des budgets et des objectifs financiers pour la croissance des entreprises;
• Calculer, préparer et émettre des documents associés aux comptes, tels que des factures, des relevés d'inventaire, des états de compte et d'autres relevés financiers, en utilisant des systèmes informatisés et manuels;
• Coder, totaliser, réunir en lots, consigner dans un registre ou saisir à l'ordinateur, et vérifier et rapprocher des transactions, telles que les comptes fournisseurs et clients, la paie, les commandes, les chèques, les factures, les demandes de chèques et les relevés bancaires;
• Compiler les données et documents budgétaires à partir des estimations des recettes et dépenses, et des budgets précédents;
• Préparer des relevés ou rapports de revient ou périodiques;
• Calculer les coûts des matériaux, les frais généraux et autres dépenses à partir des estimations, des devis et des listes de prix;
• Répondre aux demandes d'information des clients, entretenir de bons rapports avec les clients et résoudre des problèmes;
• Effectuer d'autres tâches de bureau connexes, telles que le traitement de texte, la tenue de dossiers et du classement, les envois par télécopieur et les photocopies.

Aptitudes et qualités :

• Peut travailler sous pression;
• Faciliter à s’adapter à plusieurs situations  à la fois;
• Excellentes compétences en informatique : traitement de texte, gestion de bases de données, et logiciels d’affichage de pages Web et de communication électronique;
• Excellentes aptitudes à communiquer par écrit et de vive voix;
• Excellent sens de l’organisation; capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités;
• Facilité sur les logiciels de comptabilité tel que Simple Comptable;
• Aimer travailler et être entouré de gens d’affaire dynamique;
• Attitude positive et joviale;
• Une bonne connaissance du français et de l’anglais constitue un atout.

Veuillez noter que l’emploi du masculin a pour seul but d'alléger le texte.