Adjoint (e) administratif (ve)

Veuillez noter que la forme masculine est utilisée afin d’alléger le texte.

Lieu de travail : La Cité, campus d’Ottawa

Statut : Temps plein

Taux horaire : de 15,00 $/h à 17,00 $/h

Horaire de travail : 35 heures par semaine

Sommaire du poste

L’Association étudiante de La Cité (AELCC) est à la recherche d’une personne qui, sous l’autorité du directeur général et la supervision de la gestionnaire de la comptabilité et de l’administration, est responsable d’assurer l’accueil des étudiants lors de leur arrivée à l’Association étudiante. Le titulaire connaît et informe les étudiants des nombreux services et activités offerts par l’Association étudiante. De plus, le titulaire devra exercer des tâches de secrétariat, de technique de bureau et de bureautique.

Exigences

Détenir un diplôme d’études postsecondaires en administration de bureau (commis ou adjoint administratif) ou dans un domaine connexe. Aucune expérience pertinente n’est exigée, mais serait un atout. Avoir une excellente connaissance du français parlé et écrit ainsi qu’une bonne connaissance de l’anglais. Maîtrise de la suite Microsoft Office, en plus d’Internet. Les nouveaux diplômés sont les bienvenus.

Fonctions et responsabilités

Service à la clientèle

• Assurer un service à la clientèle étudiante de façon impeccable;
• Assurer l’accueil de la clientèle étudiante lors de leur arrivée au comptoir de l’Association étudiante;
• Connaître tous les services et activités offerts par l’Association étudiante et être capable d’en informer les étudiants en personnes, par courriel ou par téléphone;
• Être responsable de la caisse suite aux achats de services ou d’activités;
• Assurer les suivis suite aux questions et demandes des étudiants;
• Être responsable de l’envoi, de la réception et de la distribution du courrier;
• Maîtriser parfaitement les couvertures et modalités de l’assurance des étudiants dans le but de bien servir la clientèle.

Administration

• Rédiger des lettres, des tableaux ou autres documents administratifs demandés;
• Prise de note et rédaction des procès-verbaux du conseil d’administration de l’AÉ environ une fois par mois;
• Effectuer, selon les procédures établies, l’achat des fournitures de bureau, en assurer l’inventaire ainsi que le rangement et procéder au contrôle de la papeterie de l’AÉ;
• Aider à l’archivage des documents;
• Faire la vérification de données sur divers sites Internet;
• Assister à des tâches de comptabilité de base telle que dénombrer les dépôts et faire la préparation des différentes pièces justificatives en vue de leur entrée au système comptable;
• Appuyer les employés permanents de l’AELCC dans diverses tâches administratives;

• Faire l’utilisation du logiciel Active Network.

Autres

• Garder le comptoir d’accueil propre et invitant en tout temps;
• Veiller à l’image de marque de l’AÉ et assurer la constance dans sa mise en application;
• Heures de dîner variables en fonction de la disponibilité du remplaçant à l’accueil.

Généralités

• Établir de bonnes relations avec les étudiants, les employés et les membres du conseil d’administration de l’AÉ, le personnel du Collège et des services associés ainsi qu’avec les différents fournisseurs;
• Respecter les règlements administratifs, les politiques et les procédures de l’AÉ dans toutes les démarches reliées au poste;
• Travailler selon un horaire fixe en fonction des besoins de l’AÉ;
• Effectuer, sur demande, toutes autres tâches connexes.

Profil recherché

• Posséder d’excellentes aptitudes pour le service à la clientèle;
• Disponible les soirs et week-end pour les réunions du conseil d’administration qui on lieu une fois par mois;
• Avoir le sens de l’organisation et le souci du détail;
• Avoir des aptitudes pour la communication orale et écrite;
• Faire preuve de débrouillardise, fiabilité et patience;
• Avoir des aptitudes en informatique;
• Avoir la capacité de rédiger des lettres et documents simples;
• Démontrer une bonne éthique de travail;
• Démontrer un bon jugement;
• Avoir du tact et de l’initiative;
• Respecter les échéanciers;
• Être en mesure de s’adapter au changement;
• Avoir la capacité de travailler de façon autonome.

Connaissances, aptitudes et compétences essentielles

• Bilinguisme (français et anglais), excellente maîtrise du français et bonne maîtrise de l’anglais;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Avantages sociaux

• 3 semaines de vacances prédéterminées;
• 5 jours de congé de maladie;
• Heures estivales;
• Assurance médicament et dentaire;
• Possibilité d’assurance familiale;
• Stationnement annuel inclus;
• Accès au Complexe sportif gratuitement.

Modalités de présentation des demandes

Votre curriculum vitae, en français, accompagné d'une lettre de présentation portant le nom du concours Adjoint(e) administratif(ve), et une copie du diplôme approprié doivent être reçus avant minuit le lundi 9 janvier 2017, à l'attention de Madame Marie-Pier Lamarche, gestionnaire de la comptabilité et de l’administration.

Ceci est une offre d’emploi offert à l’externe. Toute personne qui fait une demande d'emploi sera considérée. Nous vous remercions de votre intérêt et désirons vous aviser que seulement les candidats sélectionnés seront contactés pour une rencontre en entrevue. Veuillez prendre note que les entrevues auront lieu le jeudi 12 janvier 2017. La date d’entrée en poste est le lundi 16 janvier 2017.

Pour plus de renseignements, visitez notre site Web :

WWW.AECITE.CA