Adjoint (e) administratif (ve)

La nature de la fonction : 

Sous la responsabilité du directeur général, le ou la titulaire sera responsable du soutien administratif pouvant faciliter et améliorer le bon fonctionnement de l’organisme et de la gestion courante des processus administratifs visant l’excellence dans la conduite de ses opérations.

Les principales tâches et responsabilités reliées à l’emploi sont les suivantes :

• Prendre connaissance du code d’éthique et de conduite édicté par l’organisme Un vélo une ville et s’assurer en tout temps de son respect dans l’exécution de ses fonctions. 
• Connaitre les réglementations inhérentes à l’implantation du programme Un vélo une ville dans les municipalités participantes et s’assurer de leur respect. 
• Établir et maintenir un système de classement efficace, gérer les appels téléphoniques, le courrier et la documentation papier ou numérique nécessaire à la bonne conduite des opérations courantes.
• Établir et tenir à jour le manuel d’opérations définissant l’ensemble des processus administratifs de l’organisme et fournir au personnel opérant le soutien administratif nécessaire à la bonne conduite des opérations courantes.
• Procéder à la constitution, la mise à jour et l’exploitation des diverses bases de données soutenant l’administration courante de l’organisme et son développement futur.
• Préparer les divers formulaires reliés au système de paie, faire l’entrée des données pertinentes à produire les payes des employés, mettre à jour les dossiers personnels des employés, remplir les formulaires relatifs à la santé sécurité au travail et à l’assurance emploi, expédier les formulaires T4 aux employés à la date convenue et gérer toute la documentation gouvernementale.
• Assurer le suivi des documents administratifs et financiers reliés à la gestion comptable de l’organisme, aux processus de planification et de reddition de compte de l'organisme, à la préparation des états financiers, aux appels d’offres, ainsi qu’à la tenue de livre en général.
• Rédiger les documents relatifs à la remise de comptes rendus de réunions, rapports d’activités, procès-verbaux, etc. et procéder aux envois courriers de lettres de sollicitation et remerciements, reçus d’impôt, paiements de facture et autres.
• Exécuter toute autre tâche connexe à la demande de la direction générale.

Exigences du poste :

• Diplôme de premier cycle dans une discipline pertinente à l’emploi ou attestation de formation professionnelle pertinente.
• Trois années d’expérience confirmée en administration de bureau.
• Maîtrise des logiciels Word, PowerPoint et Excel.
• Maitrise des principaux logiciels comptables
• Expérience démontrée en gestion.
• Posséder un permis de conduire valide.

Aptitudes recherchées :

• À l’écoute des besoins.
• Sensible aux valeurs d’engagement.
• Entregent, motivation et diplomatie.
• Autonomie, débrouillardise et polyvalence.
• Excellentes aptitudes rédactionnelles.
• Capacité à gérer plusieurs projets à la fois.
• Posséder des habiletés supérieures d’organisation.
• Connaissance du milieu communautaire et de l’économie sociale un atout.
• Compétences en communication orale et écrite en français et en anglais.
• Compétences en informatique : traitement de texte, gestion de bases de données, communication électronique.