Adjoint (e) administratif (ve) et Bureau de commandes

Basée à Saint-Hubert (Rive-sud de Montréal), Chimiques B.O.D désire ajouter à son équipe une adjointe administrative qui sera principalement responsable de la tenue de livres, de la facturation et du service à la clientèle.

La candidate idéale, possède une habileté informatique, est capable de s’exprimer de manière fonctionnelle en français et en anglais, évolue efficacement dans un milieu dynamique, apprécie une diversité de tâches et désir participer à l’implantation et l’utilisation future d’un nouveau logiciel de gestion intégrée.

Relevant du directeur de l’usine, l’adjointe administrative sera principalement responsable :

• Maintenir à jour diverses listes (prix, clients, distributeurs, produits etc.);
• A l’aide du nouveau logiciel informatisé, participer à la prise et au traitement des commandes provenant des clients ou distributeurs en français (85%) et anglais (15%);
• Facturer les commandes aux clients et les frais de transport. Vérifier et corriger les erreurs avant l’envoi;
• Répondre, corriger au besoin les erreurs commises lors de la facturation;
• Effectuer la tenue de livres, les entrées de données et mettre à jour les tableaux statistiques ou de suivi Excel;
• Répondre au téléphone et acheminer les appels aux bonnes personnes;
• Préparer, acheminer et/ou transmettre par courrier ou courriel les documents et/ou rapports aux clients, distributeurs ou membres de la direction;
• Vérifier et valider les factures «fournisseurs»;
• Au besoin, faire le suivi et la relance des comptes recevables;
• Établir et maintenir un système de classement efficace;
• Commander et s’assurer de la disponibilité des fournitures et des équipements de bureau ou produits d’étiquetage ou d’emballage pour l’usine;
• Veiller au bon fonctionnement de l’équipement de bureau et référer toute problématique au directeur;
• Occasionnellement, effectuer quelques tâches liées au personnel (envoi des heures de travail, mise à jour des dossiers d’employés, mise à jour de formulaires reliés au registre de paie, remplir les documents liés à l’assurance-emploi, expédier ou remettre les formulaires T4, etc.)
• Occasionnellement, effectuer des tâches liées à la comptabilisation de dépenses ou de revenus (redevances aux distributeurs, crédit, paiement ou remboursement de dépenses, etc.);
• Projet spécial : Participer activement avec le directeur à l’implantation et la mise en place du logiciel de gestion intégrée.

La candidate recherchée possède :

• Diplôme d’études professionnelles pertinent au poste (bureautique, comptabilité) ou une combinaison de formation et d’expérience;
• Minimum de 2 années d’expérience acquise dans un poste similaire (comptabilité générale, tenue de livres, service à la clientèle) ;
• Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook);
• Excellente maîtrise de la langue française écrite et parlée.
• Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise (un atout);
• Habiletés informatiques;
• Organisée et fait preuve de rigueur;
• Expérience avec le logiciel de comptabilité «Acomba»
• Connaissance du logiciel de gestion intégrée «Servicentre» est un atout
• Excellente aptitude à communiquer et travailler en équipe pour atteindre des objectifs communs;
• Aptitude démontrée à mener diverses tâches administratives et gérer les priorités;
• Capacité à travailler sans supervision, autonome et dynamique;
• Possède le désir de participer activement à l’implantation du nouveau logiciel de gestion intégrée.

Une formation par le fournisseur du logiciel de gestion intégrée et un support seront offerts à la candidate retenue. L’entreprise offre un environnement de travail convivial et un salaire compétitif.

L’horaire de travail prévu est du lundi au jeudi de 7h30 à 17h00 et le vendredi de 8h00 à 12h00.

Le genre féminin est utilisé dans le seul but d’alléger la lecture du texte. Le poste est offert aux hommes et aux femmes. Seuls les candidats retenus pour un entretien seront contactés.