Adjoint (e) administratif (ve)

NATURE DE LA TÂCHE

Relevant du Directeur Général le titulaire du poste vois au bon fonctionnement administratif de l’organisme dans le cadre d’une gestion globale d’activités entre le bureau d’Inukjuak de Quaqtaq et celui de St-Eustache. Il assure tout le support administratif requis au niveau de la comptabilité de gestion, de la paie, des finances, des achats et du soutien aux opérations.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

Traitement de la paie

• Vérifier la conformité des données relatives à la paie transmises par le bureau d’Inukjuak. S’assurer que les sommes déboursées soient conformes aux Normes du travail (CNESST) et aux politiques du NYHA.
• Procéder au traitement de la paie dans le système comptable. Coordonner le transfert des données au centre de paie Desjardins. Produire sur fichier Excel des rapports hebdomadaires et/ou mensuels pour le Directeur général et pour la consultante responsable de la formation.
• Coordonner auprès du centre de paie, toutes corrections et/ou ajustements transmis par le bureau d’Inukjuak. Ajuster l’information dans le système comptable et dans les rapports de coûts.

Comptabilité de gestion

• Vérifier la conformité des charges facturées par les fournisseurs et payées par le bureau de St-Eustache. Codifier, comparer et vérifier les factures afin de s’assurer que les quantités, la description, les prix et que les calculs correspondent ;
• Vérifier et concilier les états de compte des fournisseurs ;
• Comptabiliser l’information dans le système comptable.
• Procéder à l’entrée des factures et des paiements effectués par le bureau d’Inukjuak.
• Comptabiliser les dépenses des propositions de projets (PP) dans le système.
• Produire les rapports gouvernementaux tels que les rapports TPS, TVQ, DAS, CSST, et autres redevances gouvernementales ;
• Procéder à la conciliation bancaire et la fermeture mensuelle en s’assurer de la conformité de l’exercice;
• Coordonner la préparation de l’information financière présentée à l’équipe de direction.
• Préparer des tableaux, des documents justificatifs, des états financiers aux fins de la vérification annuelle.
• Accomplir toutes autres tâches connexes à la comptabilité dans le logiciel Simple Comptable. 

Administration

• Voir à préparer la correspondance, les documents et les rapports dont a besoin la direction.
• Rédiger, corriger et mettre en place, traduire ou télécopier des lettres, notes de service ou autre document divers.
• Organiser les réunions et rendez-vous à la demande de la direction.
• Réaliser le suivi de certaines activités administratives.
• S’assurer de la disponibilité des fournitures de bureau.
• Traiter et faire le suivi des courriels, des appels téléphoniques et du courrier.
• Tenir à jour un système de classement tant par gestion de fichiers électroniques que par classement papier qui soit facile d’accès et conforme aux exigences de l’organisme. (Dropbox)
• Produire différentes recherches sur le Web en lien avec l’organisme pour obtenir divers renseignements requis pour les opérations.
• Assister l’équipe de direction et la consultante en formation dans la réalisation de demandes reliées à l’administration.

Approvisionnement

• Procéder aux achats de matériel, d’équipements servant aux activités des maisons de jeunes, des produits et matériaux essentiels à l’entretien des immeubles ainsi qu’au matériel informatique, services de téléphonie et Internet. (donner le Bon de commande et en faire le suivi.
• À partir des propositions de projets(PP), assister les coordonnateurs dans la recherche et l’achat de produits, bien meuble et autres demandes en prévision des marchandises arrivant par bateau une fois par année. Coordonner toutes les demandes et s’assurer de la conformité des livrables.
• Faire autoriser les propositions de projets (PP) pour achats dans les différents points de service YC
• Négocier avec des compagnies accréditées pour travailler au Nunavik des contrats d’entretien des bâtiments dans lesquels se tiennent les activités des maisons des jeunes. Voir à leur exécution selon les attentes présentées et acceptées par le Conseil Exécutif de l’Association. 

Ressources humaines

• Accompagner le bureau d
• Maintenir à jour toute l’information relative aux dossiers d’employés. (papiers et fichiers électroniques)

Soutien informatique :

• Voir au bon fonctionnement du système et du support informatique requis pour le bureau. Procéder aux mises à jour de données ou d’applications et à l’archivage informatique.
• Négocier des ententes avec les fournisseurs (câble, téléphone, télévision, services internet) qui permettront d’obtenir le meilleur indice qualité prix.

PROFIL RECHERCHÉ :

• La candidate recherchée démontre un souci de la clientèle (approche, recherche de solutions adaptées);
• Proactive;
• La candidate fera preuve de bonnes relations interpersonnelles;
• Être en mesure de coordonner plusieurs dossiers simultanément;
• Son approche est méthodique et organisée;
• Le candidat possède une très bonne capacité d’analyse et de synthèse;
• Excellente aptitude à communiquer oralement et par écrit en français et en anglais;
• Capacité reconnue à travailler efficacement seul et en équipe;
• Possède une capacité manifeste à classer les tâches par ordre de priorité, selon leur importance et leur urgence relatives.
• Le travail exige des déplacements occasionnels au bureau d’Inukjuak.

COMPÉTENCES ET EXIGENCES REQUISES:

• Détenir un diplôme d'études collégiales en administration;
• Posséder une excellente maîtrise de la Suite Office
• Expérience de travail de 5 années et plus à des fonctions similaires;
• Connaissance approfondie du logiciel comptable Simple Comptable (Sage);
• Fortes connaissances sur Excel.

CONDITIONS DE TRAVAIL :

35 heures semaine du lundi au vendredi