Adjoint (e) Administratif (ve)

Description du poste

Sous la supervision directe du Présidence de l’AéESG et du VP aux affaires institutionnelles, la personne sélectionnée aura pour fonction d’être un support administratif avec le souci constant de répondre aux besoins des membres de l’AéESG.

Profil recherché : fiabilité, sens du service à la clientèle, rapidité d’exécution, professionnalisme, rigueur, esprit d’équipe, initiative, dynamisme, polyvalence.

Voici un aperçu des tâches que vous serez appelé à effectuer :

Secrétariat :

• Assurer un service aux membres à la permanence de l’association (accueil, réception, information, assurance collective, etc.)
• S’acquitter de diverses tâches d’administration (vente d’articles promotionnels, achat et réservation de divers matériels (papeterie, hôtel, voiture …), affichage, etc.)
• Rédaction et corrections de textes divers
• Prise de messages par téléphone et prise de courriel

Archivage

• Numériser et archiver les documents de l’association
• Assurer la sauvegarde des archives numériques
• S’assurer du respect de la nomenclature en vigueur, selon la politique de gestion des documents et des archives
• Administrer le Network Attached Storage (NAS)

Technologie de l’information

• Administrer le compte Google for non Profit
• Maintenir le parc informatique fonctionnel
• Offrir un support informatique aux exécutants.es et aux associations étudiantes membres
• Mettre à jour le matériel informatique de l’AéESG

Soutien au travail de l’exécutif

• Assister le travail des exécutants.es dans leurs tâches hebdomadaires ou sur différents projets
• Entreprendre toutes démarches administratives auprès de l’UQAM
• Travailler à la production et la publication de différents documents de l’association

Toutes autres tâches connexes.

Exigences

• Excellente maitrise de la langue française (écrite et parlée) ;
• Être au courant des enjeux en éducation, un atout;
• Expérience en association, un atout;
• Aisance avec les outils informatiques;
• Connaissance de l’UQAM, un atout ;
• Connaissance approfondie de la Suite MS Office, d’Adobe Acrobat, Google for non profit et d’un programme de gestion de base de données;
• Connaissance des programmes Photoshop, WordPress, un atout.   

Avantages

• Horaire flexible (idéal pour un étudiant)
• Propre espace de travail
• Climat de travail stimulant
• Horaire réduit l’été
• Assurance collective
• Thé/café gratuit
• Située au métro Berri-UQAM
• Possibilité d’avoir une carte de la communauté uqamienne

Services disponibles sur place

• Bibliothèques, cafétéria, Café Salon G, Le département Bar&Bouffe, près des rues commerciales, de la BANQ.

Traitement

Les conditions de travail seront négociées avec la personne retenue en fonction de son expérience et de ses qualifications.

Horaire : Temps plein ; 37 heures par semaine du lundi- jeudi (9h à 18h) et vendredi (9h à 14h)

Date d’entrée en fonction : Dès que possible