Adjoint (e) administratif (ve)

ADJOINT (e) administratif (ve)

SOMMAIRE DU POSTE 

L’ADMQ est un organisme regroupant plus de 1200 directeurs généraux et greffiers-trésoriers de municipalités de l’ensemble des régions. Elle offre une panoplie de services et un soutien à ses membres dans leurs fonctions. Se joindre à l’équipe de l’ADMQ, c’est faire partie d’une équipe de collègues positifs, dynamiques et proactifs dans un environnement de travail effervescent et dans un site enchanteur près du Vieux-Québec! Vous avez besoin de nouveaux défis, de réaliser des mandats stimulants et vous avez envie d’une ambiance de travail convivial, rejoignez l’équipe! L’ADMQ favorise l’esprit d’équipe; activité estivale, dîner-pizza, party de Noël et café gratuit.

Relevant de la direction générale, le/la titulaire de ce poste assure le soutien administratif de deux volets soit celui aux membres et celui à l’équipe. Il/elle est un interlocuteur auprès des membres, il/elle offre un support pour l’adhésion et le suivi des dossiers. Également, il/elle effectue différentes responsabilités pour supporter les membres de l’équipe.

RESPONSABILITÉS ET TÂCHES

Volet soutien aux membres

• Recevoir (appels et courriels) les demandes des membres
• Accompagner les membres dans leurs besoins, tels que les adhésions, suivi de leur dossier et les inscriptions aux événements
• Transmettre certaines correspondances aux membres
• Prise en charge de l’accueil des congressistes lors du congrès annuel

Volet soutien à l’équipe

• Effectuer de la saisie de données, compilation d’information
• Faire la révision linguistique et mise en page de documents
• Publiciser les offres d’emploi sur le site Internet
• Assister le technicien en comptabilité dans diverses tâches telles que la saisie des encaissements, la préparation des dépôts, les comptes à recevoir et différentes vérifications
• Prise en charge des inscriptions et collabore à la préparation du congrès annuel
• Assurer la logistique lors de réunions ou d’événements dans les bureaux de l’ADMQ
• Faire le suivi de l’inventaire du matériel de bureau
• Assurer le service aux utilisateurs en l’absence de l’agente à la formation
• Accomplir toutes autres tâches qui lui sont confiées

Compétences et qualifications recherchées

• Vous avez de l’expérience ou une formation dans l’un des domaines suivants : agent administratif, adjoint administratif, secrétariat ou bureautique
• Vous avez un très bon français écrit et parlé
• Vous maîtrisez les outils informatiques (Suite Office 365)
• Vous êtes quelqu’un de méthodique et de passionné
• Minutie, rigueur, discrétion, courtoisie et débrouillardise font partie de vos qualités
• Vous avez le sens de l’organisation, de la planification et savez gérer les priorités
• Vous aimez le travail d’équipe et vous possédez des habiletés en communication verbale et écrite

Conditions de travail et avantages

• Poste permanent - 35 heures/semaine
• L’horaire de travail est de 8h à 16h, du lundi au vendredi, possibilité d’horaire flexible et de travail hybride
• Salaire à partir de 24,70 $/heure
• Augmentation salariale annuelle
• Fermé le vendredi après-midi pour la période estivale (35h sur 4 jours ½ entre le 24 juin et la fête du Travail)
• 4 semaines de vacances dont 1 semaine du 24 décembre au 2 janvier, et ce, dès la première année
• 8 congés mobiles annuels, payés à 50 % à la fin de l’année
• Télémédecine 24h/7jours
• REER collectif (jusqu’à concurrence de 6%)
• Excellent régime d’avantages sociaux (assurances collectives incluant le dentaire, programme d’aide aux employés de type PAE, congés familiaux, etc.)
• Programme de formation continue
• Aire de stationnement ou laissez-passer mensuel du RTC payé par l’employeur

Toute personne intéressée doit faire parvenir, par courriel, sa lettre de présentation et son curriculum vitae à l’attention de M. Marc-André Pâlin, directeur général.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Nous vous remercions à l’avance de l’intérêt manifesté à l’égard de notre Association.

ASSOCIATION DES DIRECTEURS MUNICIPAUX DU QUÉBEC

400, boul. Jean-Lesage, Hall Est, bureau 535, Québec (Québec) G1K 8W1

Site Internet : admq.qc.ca