Adjoint (e) administratif (ve) et aux communications

RESPONSABILITÉS:

1. Relevant de la directrice générale, le ou la titulaire du poste assumera des tâches administratives et bureautiques:

• Traiter et assurer le suivi du courrier postal et électronique;
• Prendre le relais téléphonique (poste information);
• Gérer les comptes payables et recevables;
• Traiter les adhésions des membres et les dons;
• Classer et archiver les dossiers et la documentation;
• Procéder au suivi des besoins et à l’achat des fournitures et du matériel;
• Tenir à jour les bases de données des membres, partenaires et donateurs;
• Faire les envois massifs ou ciblés de publipostage ou publicourriel;
• Soutenir la sélection, l’embauche, la gestion et l’évaluation du personnel;
• Veiller à l’optimisation des outils de gestion en place et à en implanter de nouveaux au besoin;
• Accompagner la préparation et le suivi des réunions du conseil d’administration (ordres du jour, documents, prise de notes, procès-verbaux, etc.);
• Participer à la préparation de l’assemblée générale annuelle des membres (rapport des activités, états financiers, prévisions budgétaires, plan d’action, etc.);
• Exécuter toute autre tâche en lien avec le poste.

2. Le ou la titulaire du poste devra également contribuer à d’autres tâches administratives et bureautiques sous la supervision des chargés de projets et du responsable des communications:

• Rédiger, réviser, mettre en page et assurer la qualité de présentation de documents;
• Participer à la production d'outils communicationnels et promotionnels (infolettre, affiches, dépliants, etc.);
• Aider à la mise à jour des sites Web et à l’animation de la page Facebook;
• Supporter la planification et la logistique de rencontres et d’événements divers (prise de notes et rédaction de procès-verbaux, gestion d’inscriptions, réservation de locaux, de matériel et de services, commande auprès de traiteurs ou autres fournisseurs, recherches diverses, etc.);
• Effectuer divers suivis en lien avec les projets;
• Soutenir le processus de planification et de reddition de comptes des projets.

Compétences recherchées et conditions spécifiques:

• Études professionnelles ou collégiales avec options en administration, bureautique, informatique et comptabilité ou toute combinaison d’études et d’expériences pertinentes;
• Maîtrise essentielle de la suite Microsoft Office (Word, Excel et Power Point);
• Maîtrise souhaitable de logiciels de mise en page, de plateformes Web et de gestion de données (Indesign, Photoshop, Illustrator, WordPress, Facebook et FileMaker Pro Advanced);
• Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite (grammaire et orthographe);
• Bonnes connaissances des notions comptables;
• Connaissances en communication et organisation d’événements;
• Approche de réalisation : rigueur, organisation, minutie, dynamisme et motivation;
• Sens de l'initiative, autonomie et facilité à travailler en équipe;
• Polyvalence et grande capacité d'adaptation et de gestion des priorités;
• Grand intérêt pour la nature et pour l’environnement (un atout);
• Être admissible à une subvention à l’emploi (un atout).

Conditions de l’emploi:

• Poste régulier à temps plein (4 à 5 jours par semaine, horaire flexible);
• Rémunération et avantages sociaux selon diplomation et expérience;
• Période d’essai de 3 mois;
• Début du contrat : Début-mi avril 2018. 

Adressez votre curriculum vitae et votre lettre de présentation en format PDF par courriel avant le 28 mars, 13 h, à l’attention de Mme Marie-Pier Croteau. Aucun rendez-vous ne sera accepté pour la remise du curriculum vitae. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Les entrevues sont prévues la semaine du 2 avril 2018.