Adjoint (e) administrative aux opérations

ADJOINT(E) ADMINISTRATIF AUX OPÉRATIONS

SOMMAIRE DES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :

Support administratif essentiel

• Compilation du tableau des livreurs - Estimate Time of Arrival (ETA);
• Compilation du tableau de la qualité des chargements des livreurs
• Compilation des non-conformités (NC);
• Compilation des déviations - qualité opérations MTL;
• Compilation du rapport de performance de la vaisselle MTL;
• Compilation des heures hebdomadaires vs budget autorisés MTL;
• Compilation du tableau de prévision - 30 jours et plus;
• Compilation du tableau de statistique performance pour la salle de lavage Brisebois;
• Compilation des commandes et des formulaires de sous-traitances et de la facturation pour l’autorisation de paiement (La Capitale et les agences);
• Gestion des dossiers de la SAAQ des livreurs et des camions (classement et ménage);
• Faire sortir le rapport RDPV de la SAAQ / chaque 3e lundi du mois;
• Faire sortir les rapports des entretiens des camions (Penske et Ryder) via le portail web;
• Copie des différents formulaires au bureau des contremaitres (s’assurer de toujours avoir les formulaires aux divers pigeonniers);
• Émission des rapports de prévision - tables et chaises;
• Émission des rapports Sirius de prévision de la vaisselle;
• Émission des rapports de backlog pour la vaisselle;
• Gestion d’un employé aux travaux légers (en cas de besoin);
• Exécuter toutes autres tâches connexes.

Support administratif complémentaire

• Gestion des dossiers de la SAAQ des livreurs et des camions (classement et ménage);
• Support pour la gestion des routes;
• S’occuper des départs des équipes sur la route tous les matins pour les départs tôt en support au contremaitre de soir/nuit et de la livraison (avant 6h00AM);
• Acheter le déjeuner (le café) aux livreurs afin d’éliminer les arrêts au Tim Horton et s’assurer d’un ravitaillement avant la fin de son quart de travail;
• Contrôle du code vestimentaire en support avec le contremaitre de livraison.

L’HORAIRE DE TRAVAIL : Le ou la titulaire sera au travail de mars à octobre et sera au chômage entre novembre et février. Les heures de travail peuvent varier selon la charge de travail et la période de l’année. Les heures supplémentaires sont fréquentes en période de pointe et sont rémunérées selon les normes du travail du Québec

EXIGENCES :

• Très bon sens de l’organisation;
• Bonne gestion des priorités et du stress;
• Excellent service à la clientèle;
• Très grande discrétion;
• Travaille efficacement en équipe.