Adjoint (e) aux opérations

Relevant du Vice-président et directeur général de GDI Services techniques pour la province de Québec, l’adjoint(e) aux opérations voit à assister la bonne marche des opérations de son unité de la Division technique de GDI Services aux Immeubles - GDI Services techniques, et assiste à part égale les gestionnaires d’opérations.

Parfaitement bilingue, elle ou il voit à coordonner avec son équipe les opérations de plus de 200 employés de GDI Services techniques au Québec dans leur formation, leur respect des directives établies et la coordination des réunions d’opérations corporatives tenues régulièrement avec les gestionnaires principaux du service.

Elle (il) supporte son équipe de travail dans l’intégration et le développement de son unité provinciale vers son développement national et selon la croissance continue vers un service national.

Elle (il) coordonne également l’obtention des soumissions publiques et privées pour son unité, en coordonne et produit des soumissions jusqu'à leur livraison et s’assure du suivi des livrables.

Elle (il) supporte son Vice-président et directeur général dans l’accomplissement de ses tâches cléricales. Elle (il) doit s’assurer de la bonne gestion des dépenses du département et des frais d’administration y afférentes et de coordonner efficacement toutes les activités en lien avec le service des finances de sa division.

Elle (il) peut remplacer certains employés de sa division lorsque la situation se présente. Ce remplacement implique une connaissance des opérations.

Elle (il) supporte son groupe dans la gestion des ressources humaines de son unité d’affaires.

Elle (il) accomplit également des tâches cléricales pour supporter le groupe du siège social :

• Revue des feuilles de temps des employés qui ne sont pas sous la gouverne d'un superviseur local en vue de leur approbation
• Gérer l’agenda et le compte de dépenses du Vice-président et directeur général
• Rédactions techniques et diverses en anglais et en français
• Produire des présentations Power Point en anglais et en français
• Obtenir des soumissions de sous-traitants dans le cas d’appels d’offres
• Gérer le calendrier de formation des 200 employés et coordonner celles-ci
• Maintenir à jour les dossiers des employés
• Coordonner les activités d’embauche avec l’aide des ressources humaines
• Support tant au Vice-Président qu' aux Gestionnaires Opérations et Projets
• Effectuer la production et l'envoi des rapports mensuels
• Mise-à-jour des informations reliés aux employés (Téléphone, adresse, formation, vacances, maladie...)
• Production de bon d'achats
• Achat et commandes auprès de fournisseur
• Mise-à-jour de l'inventaire des uniformes (Tableaux, vestiaires, commandes)
• Préparation des documents d'approbation pour les Gestionnaires Opérations et Projets et le Vice-Président
• Organisation du calendrier de planification de vacances et remplacement
• Forte participation à la gestion de ISO
• Assurer un suivi pour la réservation de salles de réunions
• Responsable des suivis de discussion lors des rencontres hebdomadaires et autres
• Structurer la documentation et tenir à jour l'information des contrats
• Voir à préparer la correspondance, les documents et les rapports de l'équipe de Gestion

Qualités

• Maitriser la suite Office
• Débrouillardise
• Sens de l’organisation
• Sens de l’initiative
• Créativité
• Avoir le sens de la communication