Adjoint (e) de direction

TITRE  ADJOINT(E) DE DIRECTION

MISSION

• Assiste les Directeurs Opérations, Admin & Finances et Innovation dans les tâches administratives
• Assiste le Directeur des ventes pour la partie administrative et marketing
• Assiste le Responsable de PMS
• Coordonne les activités administratives de l'entreprise
• Supporte et coordonne les contacts avec la clientèle

ACTIVITÉS & TÂCHES

• Accueil et Organisation des visites clients, fournisseurs, collègues avec ou sans RDV
• Responsable de l'Accueil et Réception téléphonique, gestion du système téléphonique et copieur
• Gestion des transports en coordination avec le département de la production
• Faire les suivis de divers dossiers administratifs
• Effectuer des enquêtes de satisfaction de la clientèle
• Participer de façon active, à différents projets spéciaux
• Effectuer de la prospection, afin de soutenir le département des ventes
• Organisation des réunions, déplacements, salons d'expositions
• Établit un contact direct entre la Direction, l'extérieur et le reste de l'entreprise
• Gestion documentaire; classement de documents (papier et numérique)
• Préparation des dépôts                                   
• Relance des impayés
• Gestion des télécommunications : boite vocale, forfait appels à l'étranger, etc
• Gestion et distribution du courrier, des fax numériques
• Administration des envois postaux et petits colis
• Gestion et commande d'achat papeterie et fournitures de bureau
• Point de coordination avec support informatique extérieur (local et en France)
• Support, réalisation de la partie administrative, mise en forme et coordination des documents d'appel d'offres
• Coordination des besoins ponctuels en assurance (portion projet)
• Support et création des estimations PMS
• Assistance dans la gestion et suivi administratif des non-conformités
• Toutes autres tâches connexes                                    

CONNAISSANCES ET FORMATIONS NECESSAIRES

• (Théories maîtrisées)
• Français et Anglais (bilingue parlé et écrit) - Espagnol (un atout)
• Word, Outlook, Excel, maîtrisés
• Logiciel ERP
• Logiciel Comptable (Acomba) (un atout)                                   

COMPETENCES SAVOIR-FAIRE (Pratiques Maîtrisées)

• Sens du relationnel et de la diplomatie
• Rigueur et organisation
• Connaissance outils informatiques
• Sens de la planification
• Trier les informations nécessaires à la Direction et au Responsable PMS
• Respecter les échéanciers établis                                            

QUALITES PERSONNELLES ET SAVOIR-ETRE (Comportement et Situations maîtrisées)

• Sens de l'accueil, savoir se rendre disponible
• Travailler en équipe
• Savoir communiquer
• Autonomie et sens de l'initiative                                   

CONDITIONS PARTICULIERES LIEES AU POSTE

Discrétion, confidentialité, courtoisie