Adjoint (e) en administration - ressources humaines

Le Bureau international des droits des enfants (l’IBCR) est une organisation internationale non gouvernementale qui a pour mission de contribuer à la promotion et à la protection des droits de l’enfant dans le monde. L’IBCR possède depuis 2003 un statut consultatif spécial auprès du Conseil économique et social des Nations Unies (ECOSOC). Établie depuis plus de 20 ans à Montréal, notre organisation est en croissance et s'appuie sur l'expertise et l'engagement de ses employés afin de faire rayonner sa mission.

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) en administration - ressources humaines au siège à Montréal.

Description du mandat et des responsabilités

Mandat

Sous la responsabilité directe du Directeur de l’administration et des finances (DAF), la personne titulaire du poste a pour principal mandat de veiller à répondre aux besoins administratifs du Bureau incluant notamment le recrutement des stagiaires, le suivi administratif des ressources humaines (employés, consultants, coopérants volontaires, bénévoles et stagiaires) et la gestion du réseau informatique, conformément à la mission et aux orientations stratégiques du Bureau.

Responsabilités

Sans limiter la généralité de ce qui précède et sans exclure d’autres mandats qui pourraient lui être confiés par le DAF, la personne titulaire du poste sera notamment responsable de :

A. Volet ressources humaines (50%)

• Appuyer le processus de recrutement du personnel et des stagiaires du siège (affichage, tri candidatures, suivi tests et entrevues, constitution du dossier RH….)
• Sur base des besoins des équipes du siège, assurer la planification trimestrielle et la gestion du processus de recrutement, l’intégration et la formation des stagiaires incluant la gestion des bases de données de recrutement et les relations avec les universités
• Appuyer le DAF et l’équipe administration du siège dans l’intégration, l’accueil et la formation du nouveau personnel aux instruments administratifs et RH du Bureau; dans le suivi du respect des politiques et procédures et dans le suivi des évaluations de probations et des évaluations périodiques
• Appuyer le DAF et l’équipe administration du siège dans le suivi administratif des dossiers du personnel notamment dans le suivi des contrats et des documents annexes, des feuilles de temps et de l’atteinte des cibles, des dossiers d’assurances collectives, des dossiers RVER, etc…
• Responsable des mises à jour du manuel de l’employé, du manuel des stagiaires et des bénévoles, du guide du recrutement, de la politique de sécurité, du guide de politiques/procédures administratifs et financier, de la grille de per diem et des autres instruments administratifs du Bureau
• Assurer une circulation fluide de l’information au sein du Bureau et favoriser l’émergence d’une bonne dynamique

B. Volet administration (50%)

• Gestion des besoins/achats fournitures bureau et des relations avec les fournisseurs
• Assurer la planification et la mise en oeuvre d’appels d’offre annuels auprès de fournisseurs
• Gérer au quotidien le réseau informatique et les télécommunications en tant que point focal en technologie de l’information avec les fournisseurs TI externes du Bureau
• Assurer l’accompagnement des employés du siège aux fonctionnalités principales des logiciels GP et SIFIA de gestion admin/fin et de gestion de projets
• Assurer le suivi des contrats annuels d’assurance de biens et de responsabilité civile et la mise à jour périodique des inventaires au siège; appuyer les agents administratifs des bureaux satellites dans ces tâches sur le terrain
• Organisation des réunions de département et prise de notes
• Accueil des visiteurs et réception téléphonique
• Veiller au maintien de la propreté et au rangement de l’ensemble des lieux de travail du Bureau notamment les salles de réunion, la cuisine, la salle à manger.
• Offrir un support administratif général au DAF et effectuer toute autre tâche reliée à ses compétences et au bon fonctionnement du Bureau

Compétences et qualifications

• Formation professionnelle, collégiale ou universitaire en administration, ressources humaines, relations industrielles, ou tout autre domaine pertinent
• Expérience d’au moins trois années en appui administratif d’une ONG ou d’une OSBL
• Expérience en suivi administratif de ressources humaines; en gestion de relations avec le réseau académique est un atout
• Excellente maîtrise de l’anglais et du français, parlé et écrit indispensable; la maîtrise de l’espagnol est un atout important
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des nouvelles technologies de l’information
• Flexibilité, habileté à travailler en équipe
• Capacité de travailler de façon autonome et d’accomplir des tâches multiples
• Sensibilité aux diversités culturelles et à l’égalité entre les hommes et les femmes
• Disponible pour entrer en fonction rapidement, et posséder un statut (citoyenneté canadienne, permis de travail, résidence permanente) qui permet d’occuper un emploi au Canada

Le Bureau offre des conditions de travail compétitives. Le salaire annuel oscille entre $33 150.00CADet $44 850.00CAD, selon l’application de la politique salariale du Bureau.

Dossier de candidature :

Le dossier de candidature doit comprendre :

Une lettre de motivation, décrivant de quelle manière les qualifications professionnelles et l’expérience de la personne candidate répondent aux critères de sélection
Un curriculum vitae
Les coordonnées complètes de trois références récentes
Le formulaire de recrutement de l’IBCR complété; à télécharger via le lien suivant : http://www.ibcr.org/wp-content/uploads/2016/12/Formulaire-de-recrutement_VF.docx

Les personnes intéressées par ce poste doivent faire parvenir leur dossier à notre équipe de ressources humaines au plus tard le 3 mars 2017 17h00, en répondant à cette  offre ou par télécopieur à : +1 514 932 9453.

Aucun renseignement ne sera donné par téléphone. Le Bureau international des droits des enfants ne communiquera qu’avec les personnes dont la candidature sera retenue.

Dans ce texte, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.