Adjoint (e) exécutif (ve) à la direction générale

Le Bureau international des droits des enfants (IBCR) est une organisation internationale non gouvernementale qui a pour mission de contribuer à la promotion et à la protection des droits des enfants dans le monde. L’IBCR possède, depuis 2003, un statut consultatif spécial auprès du Conseil économique et social des Nations Unies (ECOSOC). Établie depuis plus de 20 ans à Montréal, notre organisation est en croissance et s'appuie sur l'expertise et l'engagement de ses employés afin de faire rayonner sa mission.

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) exécutif(-ve) à la direction générale

Sous la responsabilité directe du Directeur général, la personne titulaire du poste aura pour principal mandat de veiller à répondre aux besoins administratifs et logistiques de la Direction générale, le tout dans le respect de la mission et des orientations stratégiques du Bureau.

Responsabilités

Sans limiter la généralité de ce qui précède et sans exclure d’autres mandats qui pourraient lui être confiés de temps à autre par le Directeur général, la personne titulaire du poste sera notamment responsable de :

• Coordonner les voyages du Directeur général (avions, hôtels, trains, etc…)
• Agir à titre de personne ressource sur le plan administratif (préparer les documents institutionnels, coordonner les rencontres, répondre aux demandes des partenaires, etc.)
• Gérer les comptes de dépenses
• Veiller à l’organisation et à la logistique de réunions exécutives ainsi que des différents événements de l’organisme (lancements de projets ou de rapports, écoles d’été, retraites etc.)
• Préparer l’ordre du jour des réunions de direction
• Effectuer la prise de notes et rédiger les minutes et les procès-verbaux
• Rédiger la correspondance d’affaires
• Réviser, corriger, traduire et contribuer au contenu des documents importants et assurer la confidentialité des dossiers
• Effectuer la mise en page de lettres, rapports, tableaux et présentations
• Gérer les appels
• Recevoir les visiteurs
• Veiller au maintien de la propreté et au rangement de l’ensemble des lieux de travail du Bureau notamment les salles de réunion, la cuisine, la salle à manger, les salles de stockage et les chambres visiteurs.
• Appuyer la mise à jour régulière des inventaires et à l’approvisionnement du matériel nécessaire au travail de l’ensemble de l’équipe (fournitures, meubles, épicerie etc.)
• Offrir un appui administratif et logistique occasionnel au Comité de direction
• Gérer certains processus de recrutement

Compétences et qualifications

• Minimum de quatre (4) années d'expérience pertinentes dans un rôle de support administratif et logistique auprès de la haute direction
• Formation professionnelle, collégiale ou universitaire en bureautique ou tout autre domaine pertinent
• Excellente maîtrise de l’anglais et du français, parlé et écrit ; la maîtrise de l’espagnol ou de l’arabe est un atout important
• Une très bonne connaissance des environnements technologiques et des logiciels d'usage courant (Outlook, Word, Excel et PowerPoint)
• Faire preuve d'autonomie, d'initiative, de jugement et de discrétion
• Avoir un bon sens des priorités
• Expérience en appui administratif et logistique d’une ONG ou d’une OSBL un atout
• Disponible pour entrer en fonction très rapidement, et posséder impérativement un statut (citoyenneté canadienne, permis de travail, résidence permanente) qui permet d’occuper un emploi au Canada

Le Bureau offre des conditions de travail compétitives. Le salaire annuel offert oscillera entre $37 400.00CAD et $47 627.00CAD, selon l’application de la politique salariale du Bureau.

Dossier de candidature :

Le dossier de candidature doit comprendre :

• Une lettre de motivation, décrivant de quelle manière les qualifications professionnelles et l’expérience du ou de la candidat(e) répondent aux critères de sélection
• Un curriculum vitae
• Les coordonnées complètes de trois références récentes.

Toutes les personnes intéressées par ce poste doivent faire parvenir leur dossier par courriel à notre équipe de ressources humaines au plus tard le  12 juillet 2016, en répondant à cette offre ou par télécopieur au : +1 514 932 9453.

Aucun renseignement ne sera donné par téléphone. Le Bureau international des droits des enfants ne communiquera qu’avec les personnes dont la candidature aura été présélectionnée.