Adjoint exécutif

Sous l’autorité du Directeur général, l’ajoint(e) exécutif(ve) a la responsabilité d’assister le Directeur général dans ses tâches et dans l’ensemble des activités du secrétariat du Comité organisateur.

Responsabilités

L’adjoint(e) exécutif(ve) doit:

• être en constant contact et communication avec le directeur général;
• s’assurer de répondre aux demandes du directeur général en ce qui concerne la communication d’information et les tâches administratives et ce, dans les délais prévus;
• assister aux réunions du conseil d’administration, du comité exécutif et de la direction générale en tant que secrétaire;
• assister le Directeur général dans ses opérations au quotidien;
• gérer l’emploi du temps du Directeur général afin d’optimiser son efficacité;
• assumer la gestion des opérations du secrétariat;
• s’assurer que les outils nécessaires aux opérations du secrétariat soient disponibles et fonctionnent;
• acquitter toutes les tâches relatives au secrétariat (i.e. diffusion de l’information, rédaction de rapports et minutes, accueil des visiteurs, réception des appels téléphoniques);
• assumer la gestion du personnel du secrétariat dans les deux dernière années;
• effectuer toute autre tâche que lui demande le Directeur général.

Qualifications

Éducation

• être titulaire d’un diplôme dans un domaine approprié ou l’équivalent jumelé à une solide expérience dans le même domaine.

Expérience

• plusieurs années d’expérience à un poste similaire dans une (ou des) structure(s) d’envergure, une expérience événementiel serait un atout;
• avoir travaillé dans un contexte ayant des échéances serrées et être sous pression.

Qualités

• posséder un sens aigu de l’organisation;
• être un(e) habile communicateur(rice) tant à l’oral qu’à l’écrit;
• être capable de prendre des notes et rédiger des comptes rendus (essentiel);
• être parfaitement bilingue (essentiel);
• maîtriser Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);
• avoir une excellente présentation;
• avoir de fortes habiletés interpersonnelles;
• être capable de travailler en équipe et de gérer plusieurs dossiers à la fois;
• être disponible à travailler durant toutes la période de préparation à l’événement à des heures flexibles, aussi bien aux heures normales de bureau, qu’en soirée et en fins de semaines en fonction de l’échéancier global de l’événement (atout essentiel).

Atouts

• être éligible à une subvention salariale d’Emploi-Québec ;
• posséder une expérience en événementiel ;
• connaissance du milieu sportif ;
• connaissance du milieu municipal montréalais ;

Poste permanent jusqu’au 31 décembre 2017.