Adjoint exécutif

Relevant de la présidence-direction générale (PDG), l’Adjoint exécutif appui le fonctionnement et les opérations du PDG, l’ensemble de l’organisation ainsi que les instances de gouvernance du RDÉE Canada.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

Activités de soutien à la présidence-direction générale :

• Gérer et tenir à jour l’agenda du PDG et fournir un appui dans la gestion et les suivis de ses courriels et autres correspondances.
• Appuyer la planification, l’organisation et la coordination des activités et des rencontres du PDG tout en assurant les suivis.
• Appuyer le PDG dans la préparation, la coordination et les suivis des rencontres de la Table nationale des directeurs généraux et gestionnaires (TNDGG), des assemblées générales annuelles, des rencontres du conseil d’administration et des autres comités.
• Coordonner les déplacements du PDG (réservation de chambres, de billets d’avion, de train, etc.) avec l’agente aux opérations et à l’organisation des événements.
• Préparer les formulaires de réclamation de dépenses du PDG conformément aux politiques internes.
• Appuyer le PDG dans la compilation de diverses données et la présentation structurée de documents.
• Rédiger et préparer la correspondance du PDG.
• Veiller sur place au bon déroulement logistique des rencontres auxquelles l’adjoint exécutif participe.

Activités de soutien aux comités de gouvernance :

• Coordonner le calendrier des rencontres et gérer l’envoi des invitations et des rappels.
• Préparer les ordres du jour, compiler les sujets à discuter, les documents pour les rencontres de gestion, les rencontres du conseil d’administration et autres comités et les expédier en temps opportun.
• Fournir du support logistique pour les rencontres (incluant la coordination de conférences téléphoniques).
• Rédiger les procès-verbaux et compte rendus de réunions (réunions d’équipe, assemblée générale annuelle, réunions du conseil d’administration et de ses comités, TNDGG).
• Effectuer l’envoi des procès-verbaux aux administrateurs et s’assurer de les faire signer et de les classer.
• Assurer un appui dans les suivis découlant des résolutions adoptées et effectuer le suivi des actions retenues pendant les rencontres.
• Organiser un système de gestion des politiques et procédures organisationnelles présentées et adoptées par le conseil d’administration et informer les personnes concernées pour procéder à leur mise en œuvre.
• Préparer les formulaires nécessaires aux formalités administratives en lien avec les activités du conseil d’administration et les dates de mandat des administrateurs.
• Soutenir la préparation des rencontres d’orientation avec les nouveaux membres du conseil d’administration.
• Effectuer de la recherche d’information générale ou spécifique et préparer des rapports aux fins d’analyse.

Activités d’accueil et de réception pour l’ensemble du RDÉE Canada :

• Accueillir les visiteurs, recevoir et traiter les appels téléphoniques et répondre aux demandes de renseignements relevant de sa compétence.
• Maintenir à jour le message d’accueil téléphonique de la boîte vocale générale et la liste téléphonique.

Activités de soutien clérical et administratif pour l’ensemble du RDÉE Canada :

• Photocopier, numériser, imprimer des documents et procéder aux envois postaux et électroniques.
• Traiter et distribuer le courrier et les livraisons par messager.
• Préparer, affranchir et expédier les envois postaux et les colis par messager.
• Veiller à l’utilisation et l’entretien du compteur postal.
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers.
• Réviser et corriger l’orthographe, la syntaxe et la grammaire de lettres, notes, présentations et tout autre document destiné à être rendu public.
• Maintenir à jour les répertoires de contacts (membres, personnel du réseau, administrateurs, partenaires, etc.).
• Préparer les trousses d’accueil des employés et les plateformes à accès restreint de partage de l’information avec les différents groupes de travail (Intranet).
• Appuyer les gestionnaires quant à la revue et la mise en page de documents.

Activités de soutien à l’organisation d’événements et de rencontres pour l’ensemble du RDÉE :

• Participer, au besoin, à divers comités organisateurs d’événements.
• Préparer et envoyer les invitations et avis de convocation des divers événements.
• Accueillir les invités lors des réunions et autres événements spéciaux lorsque requis.

Selon le plan stratégique en vigueur, l’Adjoint exécutif pourrait se voir confier certains livrables dans le cadre d’un projet national ou d’envergure.

Il devra effectuer toutes autres tâches connexes aux champs d’activités précisées ci-dessus.

EXIGENCES DU POSTE :

Scolarité :

• Études postsecondaires en administration de bureau, en bureautique ou en secrétariat.

Expérience :

• Un minimum de trois ans d’expérience dans un poste semblable ou une combinaison de scolarité et d’expérience jugées pertinentes au poste.

Connaissances :

• Très bonne maîtrise du français et de l’anglais dans l’expression orale et écrite.
• Maîtrise des applications Google, de la suite Microsoft Office et du courrier électronique.

Compétences :

• Excellentes habiletés d’analyse, de synthèse et de rédaction.
• Capacité d’établir et de maintenir des relations interpersonnelles efficaces et harmonieuses avec l’ensemble de ses partenaires et collègues.
• Capacité de travailler en équipe.
• Autonomie et sens prononcé de l’organisation du travail. 
• Habileté en résolution de problèmes.
• Attention aux détails.
• Discrétion, diplomatie.
• Bon sens d’initiative.
• Résistance au stress et aux contraintes de temps.

CONDITIONS DE TRAVAIL PARTICULIÈRES :

• Possibilité de temps supplémentaire le soir ou la fin de semaine à l’occasion des rencontres statutaires du RDÉE Canada et déplacements à l’extérieur de la région pour tenir ces rencontres (2 à 3 fois par année).

Ce poste est un emploi à temps plein et l’échelle salariale annuelle se situe entre 45 000 $ et

55 000 $ selon la formation et l’expérience. Des avantages sociaux compétitifs sont également offerts.

Le lieu de travail se situe à Ottawa. Les candidats doivent avoir le droit de travailler au Canada.

Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation en français au plus tard le 21 octobre 2019, 16 h 00 par courriel, à l’attention de :

Madame Denise Deschambault

Gestionnaire des finances et des ressources humaines

Les candidatures reçues seront traitées confidentiellement et dans le respect de l’équité en matière d’emploi. RDÉE Canada ne communiquera qu’avec les personnes qui seront convoquées pour une entrevue. Prière de ne pas téléphoner.

Dans ce document, le recours au masculin pour désigner des personnes a comme seul but d’alléger le texte et désigne sans discrimination les personnes des deux sexes.