Adjoint/adjointe à la direction générale

La Boussole est un organisme communautaire à but non lucratif de la région de Québec qui offre des services aux proches d’une personne atteinte de maladie mentale. Nous sommes présentement à la recherche d’une personne créative et dynamique, pour occuper le poste d’adjoint ou d’adjointe à la direction. Il s’agit d’un nouveau poste où tu auras l’opportunité de jouer un rôle actif dans l’organisation du travail et des responsabilités au sein d’une équipe décontractée et sympathique où il est possible de relever de nombreux défis.

Les principales responsabilités seront d’exécuter une variété de tâches administratives et de seconder la directrice générale dans la gestion des aspects administratifs et organisationnels de son travail, et ce, avec un minimum d’encadrement.

Gestion administrative (75%)

• Maintenir une collaboration étroite et efficace avec la direction générale
• Coordonner les interactions de la direction avec les partenaires;
• Participer à la rédaction des demandes de subvention et dans les recherches de nouvelles sources de financement
• Rédiger, réviser, mettre en forme la communication destinée à l’interne ou à l’externe tels les présentations, l’infolettre, rapport d’activités, lettres;
• Assurer la gestion efficace des dossiers et des documents de l’organisation dans SharePoint;
• Négocier des ententes de services avec les fournisseurs;
• Veiller, avec rigueur, au suivi des nombreux échéanciers ;
• Agir à titre de personne ressource pour les besoins logistiques en lien avec les bureaux et les ressources matérielles: mobiliers, équipements téléphoniques, informatiques;
• Gérer l’entretien et la maintenance des locaux;
• Faire la gestion et la mise à jour des informations de l'entreprise auprès des différents organismes gouvernementaux et autres;
• Faire la gestion des différents dossiers d'assurances
• Faire la mise à jour au registraire aux entreprise
• Produire la déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale
• Agir à titre de personne responsable du volet locatif
• Préparer différents documents (baux, renouvellements, registres, affichage des loyers, ajouts de services...)
• Répondre aux demandes des locataires et en assurer les suivis

Gestion des ressources humaines (25%)

• Participer au processus de recrutement (annonce, sélection, organisation des rencontres, lettres et contrats d’embauche);
• Assurer le processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés en collaboration avec la direction;
• Tenir les registres des données relatives au personnel dans Employeur Exigences
• Détenir un diplôme d’études collégiales en administration, ou une combinaison d’études et d’expérience pertinente;
• Avoir un minimum de 2 années d’expérience dans un poste de gestion ou de soutien à la gestion;
• Excellente connaissance de Microsoft 365;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit

Qualités et compétences recherchées

• Sens de l’organisation et capacité à gérer les priorités;
• Fortes habiletés en rédaction
• Autonomie et polyvalence;
• Grande capacité d'analyse, de sens de l'initiative et de créativité;
• Aptitudes à bâtir des relations de confiance avec divers partenaires;
• Faire preuve de disponibilité, flexibilité, polyvalence et bienveillance;
• Connaissance des logiciels de création graphique et des médias sociaux;
• Connaissance du milieu communautaire, un atout.

Conditions de travail

• Poste régulier : 35 heures/semaine;
• Horaire flexible et possibilité de télétravail;
• Salaire compétitif
• Avantages sociaux
• Régime de retraite (4% par l’employeur)
• Congés personnels (10 jours par année)
• Assurance collective payés à 50% par l’employeur ;
• Conciliation travail / vie personnel
• Entrée en poste : 2 avril 2024

Contact

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre d’intérêt attestant de votre motivation au poste à l’attention de Mme Chantal Godin au plus tard le 12 mars 2024, 16h30. Seules les personnes retenues seront contactées !