Adjoint/Adjointe de direction

Note : Le féminin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme masculine.

Mandat

Le rôle de l’adjointe exécutive est d’offrir un soutien à la réalisation des fonctions administratives de la présidente-directrice générale. On attend de l’adjointe exécutive qu’elle réalise avec diligence et professionnalisme des tâches administratives, des tâches de secrétariat et des tâches de confiance et confidentielles qui exigent une très bonne connaissance des procédures et des précédents organisationnels.

En outre, l’adjointe exécutive est tenue d’entretenir d’excellentes relations interpersonnelles avec le personnel du bureau et les chercheurs.

Responsabilités

A titre d’adjointe bureau de la présidente-directrice générale

L’adjointe exécutive assurera le leadership quant à la planification et à l'organisation des activités dont elle a la responsabilité. À cet égard, elle assumera, entre autres, les responsabilités suivantes :

1. Gérer l’agenda, les courriels, et les priorités de la présidente-directrice générale ;
2. Assurer le suivi des dossiers et autres priorités ;
3. Organiser toutes les rencontres, appels conférence et déplacements d’affaires ;
4. Gérer toutes les demandes et appels dirigés au bureau de la présidente-directrice générale ;
5. Rédiger les lettres de nomination des nouveaux membres, les lettres de financement et de support et en assurer l’acheminement ;
6. Effectuer les inscriptions aux conférences et autres événements ;
7. Gérer la logistique liée des présentations faites par la présidente-directrice générale à titre de conférencière/facilitatrice à divers comités, événements et conférences ;
8. Assurer la liaison et les communications avec les membres de l’équipe administrative.

A titre d’adjointe en soutien à l’équipe CIRANO

1. Soutien à l’équipe administrative et aux chercheurs selon les besoins ;
2. Révision linguistique et uniformisation des documents de recherche ;
3. Toute autre tâche connexe requise dans le cadre des activités du CIRANO selon les besoins.

Qualifications

1. Expérience en gestion administrative de haut niveau
2. Facilité à gérer un agenda complexe et assurer de nombreux suivis
3. Aptitudes à mener plusieurs tâches simultanément
4. Autonomie et initiative
5. Excellente connaissance de la suite Microsoft Office
6. Excellentes aptitudes interpersonnelles
7. Sens de I’organisation et capacité à travailler sans supervision
8. Capacité à établir les priorités
9. Excellentes capacités rédactionnelles
10. Bilinguisme (Français/Anglais) et traduction dans les deux langues