Adjoint(e) à la direction générale

Notre client, une entreprise en économie sociale, est à la recherche d'un(e) adjoint(e) à la direction générale pour se joindre à l'équipe de direction. Relevant directement de la Présidente-directrice générale, il s'agit d'un poste d'une superbe opportunité pour une personne dynamique, polyvalente, fiable et ayant au moins cinq (5) années d'expérience.

Lieu: Montréal (près du Plateau)

Horaire de travail: 35 heures par semaine, du lundi au vendredi

Salaire: concurrentiel

Date d'entrée en poste: dès que possible

Sommaire du poste: 

Sous l'autorité de la direction générale, l'adjoint(e) à la direction générale coordonne et gère l'ensemble des tâches administratives de haut niveau.  La personne retenue se distingue par ses habiletés en relations interpersonnelles, son sens de l'organisation et de la planification, faire preuve de diplomatie, de rigueur et d'autonomie.

Responsabilités:

• Collaborer avec la présidente-directrice générale afin de s’assurer du bon  fonctionnement des activités du conseil d’administration (convocations, logistique, préparation de documents tels ordre du jour, procès-verbaux, projets de résolutions,  etc.) ;
• Organiser et mettre à jour l’agenda de la présidente-directrice générale (prise de rendez-vous, réunions du conseil d’administration, comités de gestion, déplacements, suivis, etc.) et collaborer à la rédaction, révision, mise en forme des documents, tableaux et autres supports et suivis requis par la direction générale ;
• Assumer la rédaction de la correspondance, la gestion du courrier papier et électronique, la réception et le filtrage des appels téléphoniques ainsi que la production de photocopies pour la présidente-directrice générale ;
• Coordonner certains événements ou activités relevant de la direction générale (visites officielles, événements protocolaires, rencontres avec les employés, comités divers et réunions) et s’impliquer pour des projets spécifiques ;
• Rédiger les procès-verbaux des réunions de gestion et de direction dirigées par la présidente-directrice générale ; participer à la révision linguistique des documents avant leur publication.
• S’assurer de l’administration et de la logistique des rencontres du conseil d’administration en agissant comme personne-ressource pour les membres et en préparant la documentation nécessaire aux rencontres et aux suivis;
• Assurer un soutien au développement et aux activités de l’entreprise ;
• Assurer les suivis des demandes du personnel ;
• Collaborer étroitement avec la direction pour l’obtention des demandes de subventions reliées au budget d’opération ;
• Effectuer les appels de service pour le parc informatique et le système informatique dans son ensemble ;
• Assurer la mise à jour des politiques, programmes de l’organisation et les dossiers confidentiels des employés et en effectuer les suivis requis.
• Développer, implanter et voir au maintien d’un système global d’archivage et de classement (documents imprimés et électroniques).
• Planifier, le cas échéant, les services de traiteurs, les rafraîchissements et autres à l’occasion des réunions le nécessitant ; accueillir les visiteurs et les partenaires.
• Effectuer toute tâche connexe à la fonction d’adjoint(e) à la direction générale.

Exigences:

Scolarité: DEC en techniques administratives

Expérience minimale requise: 5 ans

Langues:  Excellente maîtrise du  français et de l'anglais parlés et écrits

Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et Power Point)

Compétences recherchées:

• Être doué pour les relations interpersonnelles courtoises et  harmonieuses avec les divers intervenants internes et externes et pour le travail en équipe
• Faire preuve d’autonomie, de rigueur, d’intégrité, d’initiative, de jugement, d’analyse et de synthèse, d’assiduité et de loyauté
• Posséder un sens élevé de l’organisation et du souci du détail
• Avoir un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité
• Excellente habileté à rédiger des procès-verbaux et autres documents administratifs
• Savoir gérer la pression et les charges importantes de travail
• Excellente capacité à transmettre l’information
• Haut niveau d’efficacité en gestion de temps et en suivis de dossiers
• Souplesse et flexibilité au quant aux horaires de travail (lors d'activités spéciales ou réunions du C.A., par exemple)

Conditions et avantages :

• Poste à 35 heures par semaine
• Horaire: 9h à 17h du lundi au vendredi
• Un mois de vacances après un an de service
• Assurance collective