Adjoint(e) à l'administration et aux ventes

Relevant du Directeur Adjoint, la personne titulaire du poste a pour mission de gérer la réception des communications entrantes, des commandes et d’assister le service des vente dans les efforts de développement d’affaires. La personne apporte également son soutien dans l’administration générale des ventes, de la comptabilité et de l’entreprise.

• Ne comporte pas de gestion d’employé ;
• Ne comporte pas la prise de décision organisationnelle. 

Tâches

VENTES ET DÉVELOPPEMENT D’AFFAIRES (70%)

• Assurer la réception et le suivi des appels téléphoniques et des correspondances électroniques ;
• Tirer profit des interactions clients, apporter de la valeur ajouté en tissant de meilleurs liens, en apprenant davantage sur leurs besoins pour savoir suggérer des achats complémentaires, pour mettre en avant les nouveautés et les produits à pousser selon la cible déterminée ;
• Gérer les commandes reçues par téléphone, par courriel, via le site web et les portails ;
• Procéder à l’ouverture des comptes clients ainsi qu’à leur mise à jour régulière dans la base de données ;
• Effectuer le suivi des commandes (expédition, facturation, recouvrement) auprès des services de ventes, logistique et comptable ;
• Communiquer toute information pertinente au département des ventes et à la Direction ;
• Toutes autres tâches connexes. 

 SUPPORT EN COMPTABILITÉ (20%)

• Participer à la gestion quotidienne des comptes clients : 
• Ajout des frais de livraison sur les commandes en expédition avant validation, émission et envoi des factures aux clients ;
• Enregistrement des paiements dans le système informatique (Dear) ;
• Suivi des échéances, relances et recouvrement des comptes en souffrance ;
• Se porter garant des procédures établies et veiller à leur bonne implication en interne comme à l’externe ;
• Vérification hebdomadaire de la conformité des factures dans le système et rectification le cas échéant (Dear - Xero) ;
• Apporter son soutien au classement et archivage en comptabilité (relevés de caisse boutique, talons dechèques, etc) ;  

ADMINISTRATION GÉNÉRALE (10%)

• Relever le courrier quotidiennement ;
• Assurer la circulation de l'information interne concernant tout changement (clients, fournisseurs, produits, agenda) auprès des collègues ;
• Apporter son soutien à la direction, au département des ventes et de la comptabilité dans l'accomplissement de diverses tâches administratives lorsque requis ;
• Toutes autres tâches connexes. 

Exigences

Formation

• Diplôme d’études collégiales ou professionnel en sciences de l’administration, en bureautique ou toute autre formation jugée équivalente ;

Expérience

• Posséder un minimum de deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire de service client.
• Expérience en recouvrement est un atout.

Compétences essentielles

• Excellente maîtrise des principaux utilitaires en bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Internet, etc..) ;
• Connaissance et utilisation de plusieurs logiciels type ERP, CRM, ou autre logiciel de commande et gestion de clientèle (un gros atout) ;
• Parfaite maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral et qu’à l’écrit ;
• Grammaire et orthographe anglais/français impeccables ;
• Connaissance du secteur de l’hôtellerie, de la restauration et des bars (un atout).
• Excellence du service à la clientèle ;
• Respect des procédures établies et force de proposition pour l’amélioration de celles-ci ;
• Sens de l'organisation et des priorités, rigueur et souci de la qualité ;
• Capacité avérée à gérer plusieurs dossiers à la fois ;
• Vivacité, débrouillardise et polyvalence ;
• Autonomie et esprit d’équipe ;
• Aisance communicationnelle, relationnelle, rédactionnelle ;

CONDITIONS DE TRAVAIL

Lieu de travail :               Montréal

Type de contrat :            Poste permanent – Temps plein (37,5 heures/semaine)

Horaire :                         De 9 h à 17 h, du lundi au vendredi 

Prise de poste :              Septembre 2019

Salaire :                          Selon expérience

Avantages : Assurances collectives à partir de Q1 2020, stationnement gratuit