Adjoint(e) administratif(ive) et responsable de la comptabilité

RESPONSABILITÉS

Sous la responsabilité de la Directrice générale, la personne titulaire du poste est responsable de l’accueil, de tâches administratives et de la comptabilité. La personne titulaire du poste est appelée à : 

Soutien à la direction

• Assurer la logistique des rencontres avec le conseil d’administration;
• Rédiger les procès-verbaux et archiver les documents officiels du conseil d’administration;
• Renégocier certains contrats de fournisseurs;
• Faire le suivi et la mise à jour du plan stratégique.

Comptabilité et paie

• Effectuer la comptabilité complète (vérification et entrée des factures à payer, chèques et virements bancaires, suivis des paiements, dépôts, conciliation bancaire, comptes fournisseurs et de dépenses, classement et registres, etc.) ;
• Collaborer avec le vérificateur comptable pour les processus de fin de mois et de fin d’année;
• Monitorer l’échéancier des placements et recommander la stratégie de placement;
• Préparer divers rapports gouvernementaux (TPS-TVQ, T4A, CSST, etc.);
• Participer à la préparation du budget annuel et du suivi mensuel du budget et des flux monétaires;
• Assurer le traitement de la paie, la création et la mise à jour des dossiers pour l’ensemble des employés;

• Effectuer divers suivis et saisies de données relativement aux vacances, banques de temps, absences et aux ajustements salariaux et déductions à la source (D.A.S).

Soutien administratif

• Répondre, acheminer et faire le suivi des appels téléphoniques, des courriels, des messages et du courrier;
• Accueillir les visiteurs et les diriger vers les services ou les personnes appropriés;
• Organiser et préparer les réunions tout en assurant de la coordination des invitations et le suivi de la rémunération des participants (s’il y a lieu);
• Collaborer à la logistique ainsi qu’à la préparation des salles et de matériels pour des réunions ou des évènements;
• Réviser, corriger, mettre en page et vérifier la conformité de textes, présentations et documents, et ce, en respect des normes de l’organisme;
• Établir les itinéraires des voyages et faire les réservations nécessaires;
• Traiter les commandes E-Commerce des membres et effectuer le suivi auprès des fournisseurs; 
• Assurer un soutien administratif aux membres de l’équipe et à la direction générale (i.e. impressions, photocopies, assemblage de documents, envoi de correspondance, classement);
• Recevoir les plaintes en lien avec la protection du public, coordonner leur suivi et préparer la salle lors d’un comité de discipline.

Autres tâches

• Vérifier les stocks de fournitures de bureau et d’entretien, ainsi que de la nourriture de base de la cuisinette, et effectuer les commandes et/ou les achats pour leur remplacement;
• Se déplacer au bureau de poste et à la banque lorsque requis;
• Participer aux activités liées à la vie associative lorsque requis;
• Participer activement aux réunions d’équipe;
• Effectuer toutes autres tâches liées à sa fonction.

PROFIL RECHERCHÉ

Scolarité et expérience 

• DEC ou AEC en comptabilité ou en finance jumelée à 3 ans d’expérience en tant qu’adjoint(e) administratif(ve); 
• Une expérience dans le milieu associatif sera considérée comme un atout;
• Excellente maîtrise des outils technologiques suivants : Suite Microsoft Office et logiciel comptable Sage50.
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit et bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit.

Compétences requises 

• Posséder une très bonne capacité de travailler en équipe;
• Faire preuve de rigueur et d’un souci du détail;
• Être organisé et autonome;
• Être capable gérer plusieurs tâches simultanément et savoir les prioriser;
• Être centré sur les résultats;
• Faire preuve de discrétion, jugement et d’intégrité. 

Pour poser votre candidature, faire parvenir une lettre de motivation et votre CV à l’attention de Diane Lavergne, directrice générale au plus tard le dimanche 27 septembre 2020 à 20h.

Seules les personnes retenues seront contactées pour une entrevue individuelle. Les entrevues sont prévues le mercredi 30 septembre 2020.