Adjoint(e) administratif(ve)

ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE) 

Date d’entrée en fonction : Dès que possible

Horaire de travail : Temps plein

Statut de l’emploi : Permanent

LIEU DE TRAVAIL

607, 6e Avenue de l’aéroport
Québec, Qc  G2G 2T4

Description du poste
Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) faisant preuve d’une grande discrétion, d’initiative et de gestion des priorités pour assister le Président et certains intervenants dans leurs fonctions afin de faciliter le bon déroulement administratif de l’ensemble de l’entreprise.

LE OU LA TITULAIRE AURA COMME PRINCIPALES FONCTIONS :

• Assurer toutes tâches reliées à l’accueil des clients, fournisseurs et visiteurs, traiter leurs demandes et les acheminer aux personnes concernées;
• Assurer la réception du courrier, appels téléphoniques, courriels et diriger les demandes aux personnes appropriées dans l'organisation ;
• Fournir des renseignements généraux aux clients par téléphone ou en personne et procéder à la réservation de billets pour certains trajets, prendre les informations pour procéder au paiement par téléphone ;
• Effectuer les tâches cléricales (classement, numérisation, gestion de documentation électronique, commandes de matériel, archivage, etc.) et certaines correspondances (comptes rendus, lettres, rapports, diffusion de communiqués, ententes contractuelles, etc.);
• Se déplacer à la SAAQ ou autres endroits au besoin sur les heures de travail;
• Assurer la gestion des agendas au besoin, voir à l'organisation des réunions et/ou appels conférences et en assurer leur bon fonctionnement ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande des supérieurs;

AINSI QUE :

Supporter quotidiennement les départements des Ressources humaines et de la Comptabilité dans toutes tâches administratives et cléricales :

• Entrée de données dans les logiciels internes et suivis de dossiers
• Transmission de documents aux différents intervenants internes et externes
• Tenue d’agenda
• Création de documents, présentations, feuilles de calculs ;
• Inscription de factures dans le logiciel interne;
• Participation à des projets spéciaux;

Exigences

• DEP en secrétariat, DEC en bureautique, au autre diplôme équivalent
• Maitrise élevée du français écrit, anglais fonctionnel
• Maîtriser la suite MS Office et d'Adobe Acrobat
• 5 années d’expérience en secrétariat ou bureautique
• Une expérience dans un département de ressources humaines sera considérée comme un atout important
• Permis de conduire de classe 5

Connaissances et aptitudes

• Bonne communication orale et écrite
• Discrétion, minutie, méthode et rigueur
• Polyvalence, initiative, autonomie
• Gestion des priorités et respect des échéanciers
• Grande collaboration

Mobilité dans la ville de Québec: Oui, doit posséder un véhicule

COMMENT POSTULER

Nous vous invitons à transmettre votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 12 janvier 2021 en mentionnant la référence : AAA-2021

Noter que seuls les candidats retenus seront contactés.

L’utilisation du genre masculin est simplement pour alléger le texte, et non à caractère discriminatoire.