Adjoint.e administratif.ve

Poste d’adjoint administratif / adjointe administrative (21 heures par semaine)

L’ACEF du Sud-Ouest de Montréal est un organisme communautaire œuvrant en finances personnelles et en défense des droits citoyens dans le domaine de la consommation.

Par le biais d'information, d'éducation et de mobilisation, l’organisme rejoint l'ensemble de la population et plus particulièrement les ménages à moyen et à faible revenu. Il accompagne les personnes dans une démarche qui leur permettra de :

1. Trouver des solutions à leur situation d’endettement;
2. Mieux évaluer leurs choix de consommation;
3. Acquérir de meilleures habitudes en matière de planification budgétaire;
4. Réfléchir sur la société de consommation, en éviter les pièges et l’envisager sous un angle nouveau;
5. S’engager dans la défense de leurs droits individuels et collectifs.

DESCRIPTION DE TÂCHES

Apporter un soutien administratif dans la gestion financière de l’organisme :

• Effectuer la tenue des livres comptables;
• Effectuer la conciliation bancaire et les états financiers mensuels;
• Procéder au paiement des comptes à payer;
• Effectuer les dépôts et assurer le suivi des comptes à recevoir;
• Effectuer la conciliation de la petite caisse;
• Préparer les documents pour l'audit comptable en vue de la production des états financiers annuels;
• Collaborer avec la coordination à la section financière des demandes effectuées aux bailleurs de fonds (subvention et autres) et collaborer à la préparation des bilans des sommes utilisées;
• Effectuer la demande d’aide financière aux locataires;
• Participer à la production des prévisions budgétaires de l'organisme (avec la coordination).

Apporter un soutien dans la reddition de compte :

• Compiler les données & statistiques;
• Effectuer la réédition de compte semestrielle pour les prêts d’entraide (PESO);
• Réviser et mettre en page les documents avant l’envoi aux partenaires financiers (après validation par la coordination et/ou le responsable de dossier).

Effectuer les tâches administratives reliées aux ressources humaines

• Effectuer le traitement de la paie et administrer les dossiers y étant rattachés (embauches, cessations d'emploi, calcul des avantages imposables, vacances, calcul de l'indexation de salaires, déduction à la source, T4, T4A & relevés 1 et le sommaire, déclaration annuelle des salaires à la CNESST, déclaration annuelle en matière d'équité salariale, le suivi de gestion de l’assurance collective et le suivi de gestion du régime de retraite).

Effectuer les tâches administratives reliées à la structure légale de l’organisme :

• Effectuer les réclamations semestrielles de remboursement TPS et TVQ;
• Produire les rapports de déclaration des organismes de bienfaisance (fédéral et provincial);
• Produire la déclaration de personne morale (registraire);
• Produire le rapport annuel de coopérative;
• Administrer l'émission des reçus de charité;
• Demander des soumissions lors du renouvellement des assurances et en faire le suivi.

Effectuer les tâches administratives reliées aux activités et services offerts à la population:

• Facturer les organismes pour les ateliers;
• Effectuer la conciliation des listes de participant-e-s aux cours, du paiement des inscriptions aux cours;
• Demander les remboursements de frais à notre organisme membre (Union des consommateurs);
• Assurer la gestion des membres dans Hestia.

Participer aux rencontres internes et externes de l’organisme :

• Participer à la préparation de l’AGA (publipostage et envoi des documents, inscription, etc.);
• Préparer les documents et prendre les notes (au besoin).

Effectuer les tâches administratives reliées aux ressources matérielles et logistiques :

• Gérer l’inventaire et effectuer les commandes d'approvisionnement en fournitures;
• Faires des analyses comparatives lors d'importants achats;
• Participer à l’organisation d’événements (réservation de buffets, salles, etc.).

Autres :

• Renouveler nos adhésions de membre auprès de nos partenaires & réseau;
• Participer aux procédures d’archivage numérique;
• Participer aux activités reliées au fonctionnement et à la vie associative de l’ACEFSOM.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Formation dans un domaine pertinent (une expérience de travail sera considérée);
• Bon sens de l’organisation et de la gestion des priorités;
• Personne autonome, avec le sens des initiatives;
• Capacité à travailler en équipe et à collaborer;
• Bonne connaissance des outils informatiques et des logiciels comptables;
• Maîtrise du français (parlé et écrit) et de l’anglais (parlé);
• Connaissance du milieu communautaire (un atout).

CONDITIONS

• Poste permanent à 21 heures par semaine (horaires variables);
• Partage du temps en télétravail et en présentiel (au bureau);
• Taux horaire de départ situé entre 24 $ et 26 $ selon l’expérience et l’échelle établie;
• Régime de retraite (après la période probation);
• Vacances calculées à 8% (au départ) + congés durant la période des fêtes + 8 autres jours fériés durant l’année;
• 25 jours, dont 20 jours rémunérés, d’absence pour raison de santé et/ou d’obligation familiale (calculés au prorata du nombre d’heures travaillées par semaine).

Merci d’envoyer votre candidature (CV et lettre de présentation) 

Date limite pour postuler : 8 août 2021

Les entrevues auront lieu en virtuel dans la semaine du 9 août 2021

Date d’entrée en fonction prévue le 16 août 2021

Note : nous communiquerons uniquement avec les candidatures retenues en entrevue.