ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE), IMMOBILIER

Référence: R-445 CIB Développement organisationnel est présentement à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour son client, une entreprise bien établie en immobilier, spécialisée dans la gestion et location d’espaces commerciaux.  SOMMAIRE DU POSTE La personne qui occupe cette fonction travaillera en étroite collaboration avec les trois associés de l’entreprise et leur fournira un support à tous les niveaux dans la gestion et la location d’espaces commerciaux, selon les priorités. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS 

• Recevoir les appels et répondre aux questions et demandes des locataires ou rediriger les appels vers l’intervenant approprié
• Gérer la collection des loyers (rappels par téléphone, par la poste ou par courriel)
• Effectuer des suivis de communication pour coordonner diverses interventions chez les locataires
• Rédiger des baux commerciaux selon les modèles utilisés et les normes établies
• Rédiger des lettres destinées à divers intervenants (locataires, avocats…)
• Planifier les rendez-vous pour les associés selon leurs disponibilités
• Assister aux réunions et prendre les minutes
• Traduire divers documents au besoin
• Créer et mettre à jour des bases de données
• Mettre à jour la liste des espaces vacants et cibler des locataires potentiels
• Faire de la sollicitation téléphonique auprès des locataires potentiels et leur faire suivre du matériel promotionnel
• Fournir un support aux associés dans toutes autres tâches requises

• Minimum de 5 ans d’expérience dans un poste similaire
• Notions de base en tenue de livres électronique
• Bilinguisme parfait, autant à l’oral et qu’à l’écrit
• Expérience dans le milieu immobilier ou du droit, un atout
• Formation en bureautique ou secrétariat, un atout
• Excellente maitrise des logiciels de la suite Office
• Bonne rapidité d’adaptation technologique (MAC et Office 2011)
• Connaissance du logiciel Space, un atout

• Attitude positive
• Excellent sens du service à la clientèle et aisance au téléphone
• Professionnalisme et diplomatie
• Souci de la confidentialité
• Excellente gestion des priorités et respect des échéanciers
• Grand sens de l’organisation et de la méthode
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps
• Sens de l’initiative

• Poste permanent à temps plein (besoin à long terme)
• Horaire flexible (autour de 9h à 17h, du lundi au vendredi)
• Salaire compétitif
• Plan d’assurances (incluant assurance dentaire et médicaments)
• Stationnement inclus
• À proximité de l’autoroute Décarie, du métro Snowdon et d’un arrêt d’autobus
• Environnement de travail moderne et paisible avec bureau fermé
• Quartier dynamique où sont regroupés plusieurs services (restaurants, services bancaires, garderie, pharmacie…)

Vous êtes une personne dynamique et polyvalente?

Faites-nous parvenir votre CV sans tarder par courriel à cvcib@cib-rh.com