Adjointe administrative

Société des métaux recyclés étant une entreprise en pleine expansion, cherche à combler et fortifier son personnel administratif déjà en place en affichant un nouveau poste d’adjointe administrative.

Sous la supervision de la direction, le titulaire du poste devra accomplir différentes tâches administratives et cléricales suivantes :

Titre du poste : Adjoint(e) administratif(ve)
 

Responsabilités principales :

¥ Réception des appels

¥ Placer les appels de service téléphonique ou reçus par courriel

¥ Gestion de la boîte vocal (prendre les messages)

¥ Mise à jour des messages d’accueil

¥ Gestion et rappels de l’agenda des membres de la direction

¥ Faire des recherches

¥ Mise en place de nouveaux Template pour faciliter le travail + suivis de tous

¥ Composition de politiques, mesures, ou lettres diverses

¥ Toutes autres tâches connexes

¥ Timbrer et coller les chèques de la comptabilité

¥ S’occuper de la timbreuse et de toutes les mises à jour et du renflouement monétaire

Tâches reliées au volet équipements

¥ Gestion des conteneurs

¥ Gestion des odomètres et de l’essence des équipements entrepreneurs

¥ Remboursement des taxes de carburants pour les équipements entrepreneurs (chaque trimestre)

¥ Rapport Ifta trimestriel

¥ Transport et courtage

¥ Suivi des réparations des mécaniciens

Tâches reliées au volet achat de métaux

¥ Gestion et suivi du cartable de clients potentiels

¥ Soumissions, contrats et les suivis

¥ Produire des P.O. dans scrap-it (Achats de métaux)

¥ Collaboration aux appels d’offres et soumissions de projets

¥ Collaboration au comité de la santé et sécurité

¥ Tenir à jour le calendrier des vacances des employés

Exigences :

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat (DEP) ou autre expérience jugée pertinente;
• Avoir acquis minimum 3 années d’expérience comme adjointe administrative;
• Excellent français (parlé et écrit);
• Connaissance des systèmes de téléphonie multilignes, ordinateurs et autres équipements de bureau standards,
• Connaissance des systèmes d’exploitation informatisés courants (Suite Office);
• Être bilingue français/anglais tant à l’oral qu’à l’écrit est un atout;

Compétences recherchées :

• Sens du service à la clientèle développé;
• Capacité à travailler en équipe et/ou de façon autonome;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois et des échéances multiples;
• Sens des responsabilités et gestion des priorités
• Faire preuve d’une grande rigueur, capacité d’adaptation et d’organisation;
• Assurer discrétion et confidentialité ;
• Ponctualité;
• Professionnaliste, courtoisie et serviabilité.