Adjointe Administrative

POSTE : ADJOINT.E ADMINISTRATIF.VE

DESCRIPTION DU POSTE :
Sous la responsabilité de la direction générale, la personne titulaire de ce poste assure un soutien administratif auprès des gestionnaires de l’Institut, le service de première ligne auprès de la clientèle et des fournisseurs, coordonne et réalise les actions en lien avec la boutique en ligne et la gestion des bases de données.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

• Accueil et réception
• Assurer le service de première ligne à la clientèle par courrier et en présence
• Assurer le suivi des appels téléphoniques
• Assurer le suivi des courriels adressés à info@instittupacifique.com
• Trier le courrier interne et faire les envois postaux
• Participer à l’organisation logistique d’événements ponctuels (CA, assemblée, rencontre du personnel, achats, etc.)
• Faire les achats et les commandes de matériel en fonction des besoins de l’organisme
• Gestion de la boutique en ligne et du matériel pédagogique
• Assurer la gestion des commandes de matériel, le service à la clientèle, et l’inventaire du matériel pédagogique rattachés à la boutique en ligne.
• Gestion des outils de travail
• Maintenir à jour un guide de procédures – Matériel pédagogique, boutique en ligne et traitement de commandes
• Assurer la fonctionnalité du local d’expédition
• Assurer la quantité suffisante du matériel d’empaquetage
• Gestion d’inventaire
• Assurer le suivi de l’inventaire
• Demander et faire approuver les soumissions de l’imprimeur par la direction générale
• Procéder aux commandes de matériel via l’imprimeur
• Réceptionner le matériel et apposer le collant des directives
• Placer le matériel dans l’expédition
• Assurer un inventaire périodique du matériel pédagogique (décembre, mars et juin) et ajuster l’inventaire en ligne
• Assurer une mise à jour régulière du répertoire de l’ensemble du matériel promotionnel de l’organisation
• Compléter l’outil de suivi des commandes (à chaque commande)
• Présenter des portraits périodiques des ventes de matériel, ou toute autre analyse pertinente.
• Traitement des commandes
• Réceptionner les commandes, assurer la facturation et la supervision des expéditions du matériel auprès des clients
• Assembler et étiqueter des commandes
• Procéder aux entrées de données dans la boutique en ligne et dans le système de relations clients
• Assurer la collecte des commandes par la compagnie de transport
• Procéder à l’envoi des commandes internationales par DHL / évaluer les options pour les envois à l’international
• Traiter les retours ou échanges de matériel
• Gestion de la boutique en ligne
• Assurer les suivis avec nos fournisseurs
• Répertorier des problèmes techniques et coordonner les modifications à effectuer
• Service clientèle
• Répondre aux demandes de la clientèle en lien avec leurs commandes de matériel didactique
• Gestion de la base de données
• Produire les reçus d’impôts
• Effectuer les requêtes pour les listes de courriels
• Préparer les infolettres
• Assurer le recensement en lien avec les programmes et services / Saisie des commandes et améliorations des données :

-Saisie des commandes de matériel / Entrée dans la BD

-Saisie des données du recensement

-Suivis sur les réponses / non-réponses

-Analyse et liens avec circonscriptions provinciales

-Amélioration des données liées aux commandes de matériel

• Effectuer une étude des meilleurs services en termes de base de données et répondant aux besoins de l’organisation et participer à la transition vers les outils adaptés ciblés
• Collaboration à la gestion du site web
• Modifications au site Web
• Analyser les statistiques du site Web
• Aider pour la tenue à jour des comptes sur les médias sociaux ainsi que le site internet
• Mettre en ligne divers contenus (nouvelles, offres d’emploi, articles de blogue, etc.)
• Apporter un soutien aux autres tâches en communication d’ordre numérique (événements virtuels, présentations à l’interne, lancement d’un service, etc.)
• Réseaux sociaux
• Mettre en ligne les diverses publications, en collaboration avec la directrice des communications, relations publiques et partenariats
• Offrir un soutien technique au besoin (ex. mise en ligne, image thumbnail, hyperliens, traçage, support aux diffusions en direct, recueillir des témoignages, etc.)
• Répertorier des groupes pertinents (sur demande)
• Collaboration au déploiement de campagnes ciblées sur les médias sociaux (remue-méninges, soutien technique, etc.)
• Envois ponctuels à nos communautés (ex. : avis de nomination, journal de bord de la refonte, etc.)
• Aide à la direction générale et autres directions et autres postes de gestion de premier niveau
• Effectuer certaines démarches pratiques (formulaires, réservations, envoi de documents, etc.)

EXIGENCES :

• Détenir un DEC en administration ou en bureautique, ou toute autre expérience pertinente
• Minimum de 3 ans à 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires.
• Très bonne connaissance du français parlé et écrit
• Maîtrise des logiciels : Microsoft Office, etc.
• Bilinguisme français / anglais, un atout

COMPÉTENCES :

• Capacité à travailler dans un environnement d’OBNL et dans un contexte évolutif et en changement;
• Excellente initiative et autonomie;
• Flexibilité et capacité de travailler sur plusieurs mandats simultanément;
• Esprit d’équipe et de collaboration;
• Qualité rédactionnelle;
• Capacité de synthèse, clarté et précision;
• Excellente organisation et planification du travail;
• Méthodologie et rigueur / organisation et planification; capacité de gérer les priorités
• Débrouillardise;
• Capacité d’adaptation;
• Entregent et dynamisme;
• Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Bonnes habiletés communicationnelles et d’écoute;
• Professionnalisme et sens éthique;
• Discrétion, intégrité et bon jugement

SALAIRE ET CONDITIONS :
Salaire annuel offert à partir de 30 168,32$
Horaire de 28 heures par semaine sur 4 jours (lundi au jeudi);
Date d’entrée en fonction : immédiatement
Faites parvenir votre CV et votre lettre de présentation d’ici le 25 novembre 2022.
Nous vous remercions de votre intérêt. Prenez note que seuls.es les candidats.es retenus.es seront contactés.es.