Adjointe administrative

L’Association Québécoise de la Dysphasie – Fondée en 1986, maintenant appelée Association Québécoise de la dysphasie-regroupement provincial, a pour mission de favoriser une meilleure connaissance des personnes atteintes de dysphasie et à promouvoir les services d’aide en diffusant, informant et coordonnant des actions concertées. Notre siège social est situé à Montréal (Rosemont/Petite-Patrie) et offre, entre autre, la prestation de services à des associations dans diverses régions du Québec.

Mandat : Sous la responsabilité de la directrice générale, la ou le titulaire du poste assure l’appui administratif, technique et logistique nécessaire au bon fonctionnement de l’organisme.

Responsabilités : En conformité avec les politiques et procédures de l’organisme, la ou le titulaire sera responsable de :

1. Recevoir les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’informations sur les services offerts en assurant un service à la clientèle de haute qualité dans le respect de la confidentialité;
2. Collaborer au suivi de différents dossiers : Assurer la mise à jour des adhésions, de la base de données, des statistiques, du site web, des différents comptes de médias sociaux, etc.;
3. Rédiger diverses correspondances et assurer la mise en forme et la révision de documents divers : (présentations, info-lettres, journaux, rapports, tableaux, procès-verbaux, correspondances, etc.);
4. Organiser et préparer diverses réunions et effectuer les suivis. Sur demande, effectuer la prise de note et rédiger les comptes rendus ou procès-verbaux;
5. Accomplir le classement relié à la mise à jour des cartables de politiques et procédures, du centre de documentation, des procès-verbaux, etc.;
6. Recommander des pistes d’amélioration et apporter les correctifs au besoin à l’ensemble du système de gestion de l’information (archivage, classement physique et électronique, bases de données, etc.);
7. Recevoir, filtrer et acheminer le courrier, les appels téléphoniques et les courriels;
8. Accomplir diverses tâches cléricales (entrées de données, photocopies, télécopies, classement, distribution de rapports ou de matériel, etc.);

Exigences :

• DEC en bureautique ou DEP en administration-secrétariat et une expérience pertinente de 3 ans dans des fonctions similaires ou posséder toute autre formation et 5 ans d’expérience en secrétariat. Une expérience auprès d’un organisme communautaire ou associatif de la santé ou de l’enfance constitue un atout;
• Habiletés en informatique et une excellente maîtrise des logiciels de la suite Office et une très bonne connaissance du mode de fonctionnement des médias sociaux. Une connaissance du code HTML et de la suite Adobe (Dreamweaver, Acrobat, Photoshop, Illustrator) et du logiciel Antidote constitue également un atout);
• Excellent français écrit et parlé et une connaissance d’usage de la langue anglaise;

Habiletés :

• Entregent, souci supérieur pour la clientèle et capacité à communiquer clairement et efficacement ;
• Faire preuve de diplomatie, d’empathie et de créativité afin de trouver des solutions aux problématiques propres à sa fonction.
• Posséder un bon sens de l’organisation, faire preuve d’autonomie, de professionnalisme et de discrétion ;
• Avoir la capacité de travailler en situation de multitâches dans un environnement qui bouge rapidement ;
• Posséder un bon jugement et une excellente gestion des priorités ;

Conditions de travail :

• Poste à temps plein : 28 heures réparties sur 4 ou 5 jours/semaine selon l’entente avec la directrice générale ;
• Disponibilités les fins de semaine ;
• Entrée en fonction : dès que possible ;
• Salaire : 15$ de l’heure.

Pour toute information oupour acheminer votre candidature accompagnée d’un cv veuillez faire parvenir le tout à :

Francois.landry15@gmail.com 

Veuillez noter que vous avez jusqu’au 25 juillet 2014 à minuit afin de nous faire parvenir votre candidature accompagnée d’une lettre de présentation. Nous communiquerons par la suite uniquement avec les personnes retenues pour les fins du processus.