Adjointe administrative

Quantum, une agence canadienne fondée en 1968 dans le domaine du recrutement. Nous présentons avec succès des milliers de personnes qualifiées aux clients que nous avons le privilège de servir, année après année.

Notre département de Finance et comptabilité est à la recherche active d’une adjointe administrative pour assister la directrice de la division comptabilité et finance des bureaux du centre ville, afin de l’assister dans ses tâches quotidiennes.

Vous trouverez ci-dessous la description de l’emploi.

QUANTUM MANAGEMENT SERVICES LTD.
2000 McGill College Avenue, Suite 1800
Montreal, QC H3A 3H3

Adjointe administrative

Profil du poste :

• Quantum est à la recherche active d’une adjointe administrative avec 6 mois à 3 ans d’expérience exigée en tant qu’adjointe administrative.
  • Les heures de travail sont de 37.5 heures semaine, 8h30-17h00 non flexible.
  • Vacances de 4 semaines, bénéfice (assurance collective) après 3 mois 50% employeur 50% employé.
  • Salaire annuel de 30.000 dollars.
• Ouverture de nouveaux mandats
• Préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
• Effectuer des appels afin de proposer des postes et d'effectuer la présélection des candidats;
  • Assurer la mise en page des curriculum vitae et créer des profils pour ensuite les présenter aux clients;
  • Ouvrir et distribuer le courrier électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
  • Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur; planifier et coordonner les entrevues avec les candidats et les clients;
  • Faire un suivi auprès des candidats dans le but de recueillir leurs commentaires suite aux entrevues;
  • Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
  • Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
  • Prise en charge des bases de données via email marketing sur tableau Excel;
  • Assister à la création des « emails marketing », traduction de l’anglais vers le français, mise en page;
  • Compiler, les données, des statistiques et d'autres renseignements, des emails marketings et la prospection de clients afin d'appuyer les activités de recherche;
  • Rédaction des descriptions d'emplois au besoin;
  • Manipulation et mise à jour de la base de données du système en place;
  • Surveiller et former, s'il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants;
  • Promouvoir les services de l’entreprise,  établir une nouvelle clientèle et prospection de ventes;
  • Organiser les conférences ou les réunions, gestion et coordination de l’agenda.

Profil recherché :

Formation et expérience :

• 6 mois à 3 ans d’expérience exigée an tant qu’adjointe administrative;
• DEC (Diplôme d’étude collégiale) exigé dans un des domaines suivants, bureautique, administratif, économie.

Connaissances et compétences :

• Connaissance approfondie est exigée d’Excel avancé, tableau croisé dynamique, publipostage, Accès avancé, Outlook et MS Office;
• Parfaitement bilingue anglais-français à l’oral et à l’écrit;
• Connaissance du marché du travail et du recrutement au Québec est un atout;
• Connaissance exigée des termes courants utilisés dans les métiers de comptabilité et finance (anglais et français);
• Connaissance exigée de l’équivalence des diplômes et des titres comptables;
• Connaissance des normes de l’immigration au Canada est un atout;
• Capacité d’extraire les informations à même la base de données;
• Expérience internationale est un atout.

Qualités personnelles :

• Bonne relation interpersonnelle car le bureau est partagé avec la directrice de la division comptabilité & finance, faculté de travailler en équipe et de travailler de manière autonome;
• Bonne gestion du stress, environnement changeant et  travail à cadence rapide, variante et en constante évolution, adaptation rapide et souplesse;
• Esprit d’initiative et réactivité;
•  Concentration et mémoire, attention aux détails.

Vous pouvez envoyer votre cv avec une lettre de présentation à l’intention de Nathalie Barrette, adresse courriel : nathalie.barrette@quantum.ca

Date prévue d'entrée en fonction : 2015-02-24