Adjointe administrative

Principales responsabilités :

• préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
• ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
• fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
• commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
• répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
• établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
• formuler et mettre en œuvre les modes de fonctionnement du bureau;
• accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
• consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
• organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
• compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche;
• surveiller et former, s'il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants;
• effectuer l’entrée de données et les factures dans le système Acomba;
• organiser, s'il y a lieu, des conférences.

Exigences :

• Heures de travail : 8h00 à 16h00
• Lieux de travail : Nepean, ON
• Poste urgent