Adjointe Administrative

Description de l'entreprise

Notre société gère et exécute à grande échelle des événements promotionnels et des équipes de représentants, de démonstrateurs et d’agents promotionnels dans toutes les grandes villes canadiennes (Montréal, Québec, Toronto, Ottawa, Calgary, Edmonton, Vancouver, etc) en plus de superviser l'exécution de campagnes expérientielles diverses pour clients et partenaires.

Nous sommes à la recherche d'un(e) candidat(e) qui a la capacité de travailler au sein d’une équipe dévouée, qui est motivé(e) à relever des défis de taille et peut travailler sous pression et sait contrôler son stress, peut gérer plusieurs dossiers à la fois, a la capacité de déterminer les priorités, a le sens de l’excellence pour toutes ses tâches et qui s’engagera au plus haut niveau en pouvant s’épanouir dans un environnement exigeant ayant parfois des heures irrégulières.

Ce poste requiert une personne ayant de fortes aptitudes administratives, de comptabilité (de base), de gestion, de résolution de problèmes et qui adhère au principe du dépassement de soi.

Titre du poste : Adjointe Administrative

But du poste

La personne en poste a pour fonction de veiller à la récupération, la classification, la codification et à la vérification des documents administratifs, des reçus de dépenses en magasin, des livraisons, de l’inventaire et la gestion des payes pour la division de L’Expérience en magasin de l’agence. Elle veillera aussi à l’exécution efficace et en temps opportun des activités du bureau ainsi que d’offrir un support administratif au reste de l’équipe de façon à faciliter les opérations événementielles. La titulaire travaille sous la supervision du directeur général ou des superviseurs désignés par le comité de direction.

Se charger des fonctions de soutien administratif c’est :

• Fournir du soutien aux employés (téléphone, messagerie vocale, télécopieur, courriel, commande de fournitures de bureau, classement, préparation des envois de courrier, etc.);
• Élaborer des systèmes administratifs et des protocoles concernant, entre autres, l’exploitation et la mise à jour de la base de données, les systèmes de commande ou de courrier de sortie;
• Traduire des documents simples, de façon ponctuelle;
• Faire l’entrée des données pertinentes aux bulletins de paie;
• Aide générale à la comptabilité (récupération des factures fournisseurs, entrées de journal, création de tableaux et données Excel, etc).
• Préparer et vérifier divers formulaires contenant des renseignements reliés au registre de paie;
• Fournir les renseignements au personnel qui s’interroge relativement aux montants de paye ou rediriger la question à l’employé qui est en mesure de fournir l’information demandée;
• Collaborer avec la direction dans le développement des équipes promotionnelles et événementielles au besoin;
• Assurer un rôle de leadership et donner l’exemple sur le terrain (si requis);
• Assurer la communication entre les fournisseurs, les organisateurs d'événements, les clients ou agences et les intervenants internes relativement à tous les aspects de l'exploitation stratégique des activités promotionnelles;
• Responsable de toute la logisitique d’envoi et de retour de matériel;
• Exécuter d’autres projets donnés à la demande du Comité de direction.

Qualités & Aptitudes Requises :

• Parfaitement bilingue, anglais et français (à l'oral et à l'écrit)
• Excellentes compétences en informatique : Word, Excel + Google Docs, Outlook
• Connaissances en comptabilité (de base) avec Simple Comptable, Acomba ou autre
• Excellent sens de l’organisation; capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités
• Excellente aptitude à travailler en équipe
• Excellentes aptitudes à coordonner de petits projets événementiels sous sa responsabilité
• Expérience et connaissance en marketing événementiel, en communication, en planification d’événement ou en recrutement et gestion d’ambassadeurs de marque un atout
• Compréhension exceptionnelle des échéanciers et du désir de les respecter en tout temps
• Excellente connaissance grammaticale et une capacité à générer des correspondances écrites de haute qualité dans les deux langues
• Capacité exceptionnelle de s'adapter efficacement à un environnement de travail exigeant et variable, de traiter de nombreuses tâches à la fois, de gérer des budgets, d'équilibrer les demandes continues et de savoir prioriser les bons projets
• Présentation professionnelle et soignée
• PERMIS DE CONDUIRE VALIDE OBLIGATOIRE

Expérience requise : 

• Formation postsecondaire complétée obligatoire (DEP, DEC, BAC ou autres) en secrétariat, administration, marketing, gestion, communication, comptabilité ou autre domaine pertinent
• 3+ ans dans un poste administratif

Nous faire parvenir votre cv et une lettre de présentation avec le code AAXM.