Adjointe administrative

Mathieu Castonguay inc, compagnie affiliée d’un groupe de développeurs immobiliers, recherche présentement à combler un poste d'Adjointe administrative afin de supporter le développement des opérations et des affaires.

Il s'agit d'un poste permanent, à raison de 25-30 heures par semaine.

Le titulaire du poste assiste et supporte la direction et les employés du service auquel il se rapporte dans l'ensemble des tâches administratives. Le titulaire est responsable du fonctionnement harmonieux de la gestion des activités administratives et de l'établissement des priorités.

Années d'expérience reliées à l'emploi : 1 à 2 année(s) d'expérience

Formation requise : DEP ou AEC en secrétariat ou soutien administratif 

Aptitudes et habiletés :

• Excellente maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire, syntaxe etc.) ;
• Maîtrise de l'anglais de niveau intermédiaire tant à l'oral qu’à l'écrit ;
• Excellente maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook

La personne recherchée sera en mesure d'assurer les fonctions suivantes :

• Effectuer l'entrée de données ;
• Maintenir à jour les commandes et livraisons, la gestion des courriers et courriels et fournir des statistiques régulières, assemblage de divers documents ;
• Assister directement le département de comptabilité et l’équipe terrain pour la prise et le suivi des commandes ;
• Développer et mettre à jour les outils de travail et la base de données (tableaux Word, Excel, site internet, etc.) ;
• Procéder au classement et à l’archivage de l’ensemble des documents propres à chacun des projets du point de vue fiscale, service à la clientèle et administratif ;
• Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions ;
• Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires ;
• Préparer, organiser et rédiger les appels d’offres et recherches diverses ;
• Établir et maintenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information ;
• Coordonner la logistique du bureau pour les approvisionnements et / ou autres besoins.

Parmi les qualités recherchées, notons les primordiales :

• Facilité d’adaptation ;
• Compréhension globale des enjeux relatifs à un développement immobilier donné ;
• Compréhension exceptionnelle des échéanciers et du désir de les respecter en tout temps ;
• Capacité exceptionnelle de s'adapter efficacement à un environnement de travail exigeant et variable, de traiter de nombreuses tâches à la fois, de gérer des budgets, d'équilibrer les demandes continues et de savoir prioriser les bons projets ;
• Présentation professionnelle et soignée ;
• Le titulaire doit faire preuve d’une grande polyvalence, avoir le sens de l'initiative et doit être capable de travailler sur plusieurs projets simultanément tout en respectant les échéanciers serrés et être en mesure de gérer le stress découlant de ceux-ci. De par la nature du poste, le titulaire aura à collaborer avec beaucoup d'intervenants, il doit donc faire preuve d'un professionnalisme exemplaire et d'un excellent esprit d'équipe.