Adjointe administrative (secrétaire - coordonnatrice)

Description

Notre client, un magazine bien en vue au Québec, nous a mandaté à trouver la perle rare pour la gestion de l'administration de l'entreprise. Donc, un poste tout en polyvalence, situé à Ville St-Laurent dans de magnifiques bureaux, un poste ou les responsabilités varient et sont plus intéressantes les unes que les autres. 

Responsabilités: 

Traiter les courriels et messages vocaux

Superviser tous les abonnements/réabonnements de A à Z :

• Entrer dans le système
• Changement d’adresse
• Envoi de magazine ou de prime si non reçu
• Traiter les commandes (prime, magazine, reliure etc.)

Gérer la réception du courrier

• Séparer courrier abonnement et autres
• Distribuer à la bonne personne
• Pour les abonnements reçus par la poste, s’assurer de rassembler les coupons d’une même semaine dans une enveloppe (identifiée avec la date de la semaine)
• S’assurer d’indiquer sur le coupon qui a payé l’abonnement (important), en vue de la vérification CCAB.
• Mettre à jour notre document indiquant la provenance des abonnements (statistiques)

Effectuer les dépôts

• Faire le dépôt de tous les chèques reçus dans la semaine.
• Dépôt PayPal
• Dépôt Stripe
• Prendre les paiements par carte de crédit (sur le terminal) et faire le dépôt.

Tenir à jour la comptabilité

• Émettre les factures et états de compte (ventes de publicités)
• Émettre les factures (petites annonces)
• Faire le suivi des comptes en souffrance

Vérification du CCAB  - Canadien circulation audited bureau (1 fois par année)

• Trouver les 125 coupons demandés pour la vérification.
• Fournir les paiements demandés selon la liste
• Faire copie des autres documents demandés

Réaliser tous les montages graphiques internes (papeterie de réabonnement, publicités diverses de notre magazine, visuel du kiosque, publicité échange avec diverses compagnies, etc.)

Rédaction de lettres, de propositions et d’ententes

• Rédaction des ententes de reportages selon mes directives.
• Rédaction de lettres et de contrats divers pour divers dossiers. Comme par exemple, la proposition à la Sépaq pour un abonnement numérique gratuit. Etc.
• Rédiger différents documents (comme par exemple le programme Gagnant-Gagnant dernièrement).

Nous cherchons une candidate qui aura les qualifications suivantes: 

• Bilingue (français et anglais 5/5 à l'oral comme à l'écrit)
• Excellente connaissance Word, Excel, Outlook
• Connaissance du logiciel Accpac 
• Une connaissance en graphisme serait un atout
• Autonomie, le poste est situé à Ville St-Laurent et l'équipe est en Beauce
• Rigueur, la gestion des abonnés laisse peu de place à l’erreur
• Dynamique et positive, le poste demande une grande polyvalence et notre équipe est très positive.
• Entregent, la titulaire du poste sera en contact constant avec les abonnés.