Adjointe administrative

Groupe Maxo Construction spécialisé dans la construction et rénovation, réalise des projets commerciaux, industriels et institutionnels, est à la recherche d’une adjointe administrative. Le travail consiste principalement à apporter un support au président dans les suivis administratifs dans le processus d’estimations et de gestion de projet.

Général

• Accueil, répondre aux appels, et gérer les courriels;
• Compiler et mettre à jour les informations des sous-traitants et des fournisseurs dans fichier Excel et Avantage;
• Assurer le contrôle qualité des documents finaux (mise en page, assembler les documents etc.);
• Remplir des formulaires administratifs préétablis et faire le suivi administratif des projets;

Projet

• Effectuer l’ouverture de dossiers pour tous nouveaux projets;
• Préparer et effectuer le suivi des documents administratifs tels que soumissions, contrats, bons de commande, ordres de changement, etc.;  
• Effectuer des appels téléphoniques et assurer la correspondance administrative avec les sous-traitants, les fournisseurs, les professionnels et les autres intervenants;  
• Transmettre et distribuer de documents (plans, devis, addendas, etc.);
• Préparer la documentation pour les soumissions et projets en cours;
• Assister l’équipe d’estimation;
• Faire les demandes de cautionnement et d’assurance ainsi que la réception des prix;
• Enregistrer les plans, les documents techniques et les communications par courriel entre les différents intervenants du projet;
• Faire des suivis des échéanciers;
• Effectuer les ouvertures et fermeture de chantier CNESST et CCQ;
• Demander au sous-traitant les documents de conformité, suivi des quittances et dénonciations par projets;
• Vérifier la conformité des divers documents reçus;  
• Participer à tout le processus et au suivi des projets de construction;
• Effectuer les communications nécessaires au bon déroulement des opérations de l’entreprise, des soumissions et des projets;
• Archiver les dossiers de soumissions non gagnés;
• Soutenir l’estimateur dans la préparation de soumissions pour des appels d’offres;
• Accomplir toutes autres tâches connexes

Comptabilité

• Tenue quotidienne dans les tâches connexes à la comptabilité entrée de toutes les données (facturation, dépôts, achats, déboursés) dans le système comptable Avantage;
• Participer au processus comptable de clôture de fin de mois et de fin d’année;

Exigences et qualifications

• Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans un domaine connexe;
• 3-5 ans d'expérience dans un poste similaire;
• Maîtrise du français écrit, connaissance de base de l’anglais parlé et écrit.
• Excellente maîtrise de Word, Excel, et Outlook, et aisance en informatique;
• Connaissance des logiciels Avantage ou tout autre système comptable (un atout)
• Expérience de travail dans le domaine de la construction un atout important.

Compétences et aptitudes requises

• Être une personne hautement organisée.
• Faire preuve d’une grande autonomie.
• Avoir un souci du détail et du travail bien fait.

Horaire : Lundi au vendredi de 8h30 à 17h (horaire flexible).

Salaire : à discuter selon l’expérience