Adjointe administrative

Présence de 9h à 17h du lundi au vendredi (35h)

1. Répondre aux appels téléphoniques et en assurer le suivi auprès des collègues et des membres.
2. Assurer l’accueil des membres et des visiteurs, procéder à leur inscription.
3. Dépouiller le courrier ordinaire et électronique et en assurer le suivi.
4. Envoyer les cartes d’anniversaire à chaque mois.
5. Gérer la petite caisse et la caisse courante (rouler la monnaie).
6. Tenir à jour l’information sur les membres, le personnel et les stagiaires.
7. Faire les attestations de présences.
8. Recueillir les inscriptions aux activités et tenir à jour les registres associés.
9. Assurer le suivi et la classification des dossiers (numériques et papiers).
10. Élaborer au besoin un nouveau système de classement et en effectuer l’entretien.
11. Rédiger, corriger et diffuser les documents tels : lettres de remerciement, reçus de charité, rapport annuel.
12. Agir à titre de relectrice principale pour l’ensemble des documents dédiés à l’externe.
13. Soutenir les collègues dans la préparation des bilans et de l’organisation des activités.
14. Effectuer l’impression du journal Trait-d’Union (programmation).
15. Effectuer la diffusion du journal Trait d’Union (poste, courriel ou autre).
16. Soutenir l’équipe dans la mise en page du journal le Parlons-Nous Plus.
17. Effectuer l’entretien de la machine à café et commander les fournitures.
18. Participer à l’organisation des évènements et des autres rencontres spéciales.
19. Commander les fournitures de bureau et aux achats autorisés requis au bon fonctionnement du Centre Social de la Croix Blanche.
20. Superviser les travaux communautaires.
21. Assurer toute autre tâche connexe.

COMPTABILITÉ

1. Tenir à jour les livres comptables (saisie, dépôts, conciliation, diffusion des rapports financiers périodiques).
2. Payer les factures et effectuer les dépôts.
3. Préparer les paies et assurer les dépôts directs.
4. Préparer la fin d’année financière, assurer les liens avec l’auditeur désigné aux fins de production des États financiers annuels audités.
5. Recevoir, traiter et classer les informations financières requises à la comptabilisation des revenus et dépenses de l’organisme (primes de soirs et fin de semaine, suivi des factures, bilans des services, revenus d’inscription, etc…
6. Produire les rapports annuels de déclaration au registraire des entreprises, des organismes de bienfaisance, de la CNESST, des déclarations des salaires et des T4 et relevés 1.
7. Réclamer bi-annuellement les remboursements de TPS/TVQ.

3. Exigences professionnelles:

• Détenir un Diplôme d’études collégiales en techniques bureautiques ou toute autre formation permettant d’accomplir les tâches demandées.
• Démontrer une volonté de s’impliquer à long terme dans l’organisme.
• Excellente maîtrise du français.
• Très bonne connaissance des logiciels de la suite MS Office et de Simple Comptable.

4. Exigences personnelles:

• Être à l’aise de travailler avec des personnes ayant des difficultés en santé mentale.
• Faire preuve d’une grande capacité d’adaptation, d’organisation et d’autonomie.
• Démontrer une capacité à gérer les priorités et à organiser son temps.
• Être capable de travailler dans un environnement bruyant.
• Bon esprit de synthèse et d’analyse.
• Bonne capacité à travailler seule et sous supervision réduite.
• Faire preuve de dynamisme, de créativité, d’initiative, de rigueur.

5. Conditions de travail:

• Statut: Poste régulier, temps plein, 35 heures/semaine.
• Être éligible à la subvention d’emploi d’été Canada (avoir moins de 35 ans)
• Salaire et avantages sociaux: selon la politique salariale en vigueur au Centre Social de la Croix Blanche, à discuter autour de 18$\h.