Adjointe administrative aux opérations

L’utilisation de la forme masculine a pour seul but d’alléger le texte.

Lieu de l’emploi : Québec

Date de début : dès que possible

Poste permanent

À propos du client

Il est un agent actif de premier plan dans la transformation du développement économique et social du Québec. Forte de son expertise dans le développement de programmes stimulant le dynamisme entrepreneurial québécois.

Elle est également  fière de compter la Banque Nationale, Cascades, la Caisse de dépôt et placement du Québec et Québecor à titre de Grands bâtisseurs. 

Relevant de la directrice principale, Administration et ressources humaines, les principales responsabilités sont les suivantes :

• Effectuer les tâches reliées aux comptes à payer ;
• Effectuer les tâches reliées aux comptes recevables ;
• Transmettre les payes au service de paye de notre institution bancaire et faire les écritures nécessaires dans le système comptable ;
• Effectuer les activités de fin de mois (comptabilisation, conciliation, analyse des comptes, écritures de régularisation,  etc.)
• Effectuer la conciliation bancaire ;
• Effectuer  les rapports de taxes et les transmettre à qui de droit ;
• En collaboration avec la directrice principale Administration et ressources humaines, monter le dossier de fin d’année et aider lors de la vérification comptable ;
• Compléter et / ou participer à la rédaction de certains rapports de subvention et autres rapports administratifs (reddition de comptes, etc.) ;
• Participer au déploiement et aux opérations des processus liés à la gestion des adhésions via la plateforme technologique et à la production de reports inhérents;
• Soutien au service à la clientèle (prise d’appels) ;
• Collaborer aux différentes responsabilités dans le cadre des événements (colloques, formations, conférences, etc.) en traitant les inscriptions, en effectuant la facturation et en participant à l’accueil lors de ces événements et en effectuant le suivi budgétaire des activités et événements ;
• Commander les fournitures (photocopieur, timbreuse, etc.) et voir au bon fonctionnement de ces appareils (timbreuse, photocopieur et télécopieur) ;
• Faire le suivi des ententes corporatives  (classement, mise à jour du tableau de bord, mise à jour des gabarits);
• Rédiger et mettre en forme des différents documents relatifs à l’administration et aux opérations;
• Aider à l’amélioration du contrôle interne en suggérant à son supérieur des méthodes de travail ou outils ;
• Participer  à l’implantation de  toute méthode de travail améliorant l’efficacité du service;
• Faire le classement des tous les documents relatifs à ses fonctions;
• Effectuer tout autre mandat connexe ou toute autre tâche requise.

Objectifs corporatifs

Dans l’exécution de ses tâches, la personne en poste devra :

Contribuer au bon fonctionnement de l’organisation en intervenant à toutes les étapes du cycle comptable, jusqu’à l’émission des états financiers et en participant à la mise sur pied d’un service à la clientèle de haut niveau.

Exigences à l’embauche et compétences requises

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en comptabilité ou l’équivalent ;
• Expérience de 5 ans et plus pertinente ;
• Très bonne connaissance du logiciel Avantage et des logiciels de la suite Office (Excel, Word, PowerPoint, etc.) ;
• Bonne habilité rédactionnelle ;
• Bonne maîtrise du français écrit et parlé ;
• Bonne maîtrise de l’anglais écrit et parlé ;
• Atout distinctif : connaissance des organismes œuvrant en entrepreneuriat.

Profil recherché

• Autonomie, discrétion et jugement ;
• Esprit d’initiative,  rigueur ;
• Leadership et esprit de synthèse ;
• Attitude positive, orientée vers l’excellence;
• Personnalité très déterminée, proactive et orientée en mode « solutions » ;
• Personne polyvalente, ayant le goût d’apprendre et aptitude marquée pour le travail d’équipe ;
• Capacité à gérer plusieurs projets en même temps, à travailler sous pression et à livrer rapidement ;
• Personnalité « souriante », dynamique, affirmative et créative;
• Grande disponibilité.

​Conditions de travail

• Poste permanent ;
• 35 heures par semaine ;
• Rémunération à l’embauche : selon les politiques salariales en vigueur au sein de l’entreprise ;
• Avantages sociaux en vigueur selon les normes de l’entreprise incluant un régime de retraite simplifié.

Autres conditions

• Salaire de base entre 38 K et 40 K
• 13 congés fériés
• 6 jours de maladie
• Régime de retraite de l’employeur pouvant atteindre un maximum de 5 % du salaire
• Rémunération variable pouvant atteindre 5 % du salaire si les objectifs sont atteints
• Stationnement payé par l’employeur

Veuillez transmettre votre curriculum vitae en format Word et prenez note que seules les candidatures retenues seront contactées.