Adjointe administrative - Commis de bureau

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Langues parlées et écrites : français et anglais
• Capacité à travailler efficacement en équipe ou seul
• Capacité à travailler sous pression
• Facilité à entrer en contact avec le public
• Sens de l’organisation
• Excellente maîtrise de la suite Office 2010
• Permis de conduire (un atout)

TÂCHES À EFFECTUER

• Répondre par téléphone, courriel ou télécopieur aux demandes de renseignements des clients et s’il y a lieu, traiter les plaintes;
• Assurer et maintenir un bon service à tous les clients en personne et au téléphone;
• Assurer le suivi de la facturation, vérifier, corriger et balancer les états de compte des clients et des fournisseurs;
• Préparer les envois massifs à l’aide de différents logiciels de bureautique, afin d’envoyer aux clients des mises à jour, avis, lettres, rapports, factures,  convocation, etc. et assurer le suivi des réponses;
• Faire de l’entrée de données (mise à jour d’informations, paiements, etc.);
• Voir à l’organisation matérielle et logistique des réunions / Rédiger les procès-verbaux de celles-ci;
• Réviser des documents, traduire et finaliser la mise en page;
• Effectuer et vérifier les dépôts ;
• Ouverture de nouveaux dossiers et classement de ceux-ci;
• Recevoir le courrier et l’acheminer et classer au bon endroit;
• Envoyer des demandes de soumissions, assurer le suivi et comparer celles reçus;
• Planifier les rendez-vous et l’agenda des gestionnaires en cas de besoin.