Adjointe administrative / réceptioniste

DESCRIPTION DES TÂCHES

• Offrir un excellent service à la clientèle;
• Agir pour l'ensemble des besoins opérationnels courants : assurer le traitement du courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique; photocopier et agrafer des documents pour les diffuser, les expédier par courrier et les classer; envoyer et recevoir des messages et des documents au moyen d'un télécopieur ou du courrier électronique;
• Effectuer la gestion des voyages et réservations requises;
• Gérer les communications téléphoniques;
• Assurer la logistique des réunions tenues par la Direction ou par les équipes de travail pour assurer et coordonner tous les besoins matériels et service d'un traiteur lorsque requis;
• Commander, au besoin, des fournitures de bureau, assurer l'entretien des machines de bureau et, lorsque des réparations importantes sont nécessaires, prendre les dispositions pour qu'elles soient effectuées;
• Soutenir le département comptable (tâches cléricales);
• Administrer le système de gestion du temps : nouveaux employés, suivi des vacances, des journées fériées, des calendriers Canada/USA, compléter des comptes de dépenses : suivi des dépenses facturables aux clients;
• Gérer/Saisir le temps de certaines équipes dans d’autres systèmes de gestion du temps des clients;
• Assurer la préparation de la correspondance courante et autres travaux de traitement de texte;
• Assurer la révision linguistique tant en français qu'en anglais de tout document, rapport et lettres émises;
• Assurer la mise en page et la présentation adéquate de documents, lettres, présentations PowerPoint;
• Effectuer toute autre tâche connexe liée aux responsabilités de son poste.

COMPÉTENCES ET HABILETÉS REQUISES :

• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit;
• Connaissance de l’espagnol est un atout;
• Grande flexibilité et capacité à pouvoir gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office;
• Très bonne capacité de rédaction;
• Autonomie, initiative, jugement et sens de l'organisation.